integrasolusi.com – Setiap kali ada surat masuk, pihak berkepentingan dalam organisasi wajib meneruskan surat tersebut kepada atasan. Kemudian, atasan akan mendisposisikan surat tadi kepada bawahan yang ditugaskan.
Namun, dalam sistem persuratan manual, kendala disposisi begitu sering dijumpai. Tentu hal tersebut akan menghambat alur surat masuk dalam organisasi. Salah-salah informasi yang tertera malah tidak sampai tepat waktu di tangan penerima.
Lantas, adakah cara mudah memantau dan melacak disposisi surat masuk?
Isi Artikel
Kendala Disposisi yang Sering Dihadapi Pimpinan
Sistem persuratan manual mungkin terdengar mudah awalnya. Hanya butuh buku catatan surat keluar masuk untuk mencatat daftar surat yang diterima atau dikirimkan.
Namun, dalam pelaksanaannya, berbagai kendala kerap ditemui. Mengingat semua masih dilakukan secara manual, kemungkinan terjadi error atau kesalahan mencatat jelas besar.
Apalagi, saat pimpinan mendisposisikan surat tersebut kepada staf bertugas. Ada saja hal-hal yang menjadi kendala pimpinan dalam disposisi, antara lain:
- Sulit melacak surat yang sudah didisposisikan karena banyak pihak terlibat dalam alur disposisi. Mulai dari staf administrasi, sekretaris pimpinan, staf bagian terkait, hingga kepala bagian yang ditugaskan.
- Ketika pimpinan tidak di kantor, surat masuk dibiarkan menumpuk. Akibatnya, surat terlambat dibaca dan belum sempat didisposisikan kepada pihak berkepentingan.
- Informasi surat cepat kedaluwarsa karena menunggu pimpinan mendisposisikannya ke bawahan.
Dengan kendala disposisi di atas, pimpinan tentu membutuhkan perangkat yang dapat mendukung kemudahan bekerja. Jangan sampai urusan disposisi surat saja malah menyita waktu dan tenaga, bukan?
Cara Mudah Melacak Disposisi dengan Aplikasi Persuratan Digital
Tinggalkan sistem manajemen persuratan manual, sekarang waktunya beralih ke aplikasi persuratan digital. Aplikasi demikian bukan cuma mempermudah kerja staf administrasi yang mengurus surat keluar masuk, tetapi juga para pemimpin organisasi.
Dengan aplikasi persuratan digital, setiap kali ada surat masuk, atasan akan langsung memperoleh notifikasi. Lalu, secara real-time, surat tersebut dapat didisposisikan langsung kepada staf yang ditugaskan.
Kemudian, notifikasi akan terkirim begitu staf tersebut sudah membuka dan membaca surat. Jadi, pimpinan pun tahu persis bahwa surat tersebut sudah diterima dengan baik oleh staf terkait. Maka, tidak ada alasan belum menerima atau membaca surat hasil disposisi karena pimpinan bisa memantau semua aktivitas persuratan melalui aplikasi persuratan digital.
Salah satu aplikasi persuratan digital terbaik untuk menjawab kendala disposisi pimpinan adalah aplikasi E Office Persuratan dari integraOffice. Dengan sistem persuratan digital, bukan cuma mempermudah pimpinan memantau disposisi, tetapi juga menciptakan manajemen surat-menyurat rapi, aman, efektif, dan efisien.
Ingin cari tahu solusi terkait persuratan digital? Temukan informasi tentang layanan aplikasi E Office dan hubungi tim kami di sini sekarang juga.
