“E-Office sebagai aplikasi yang sangat penting di lingkungan Pemprov DKI karena proses pengelolaan tata naskah dinas bisa dilakukan dengan sangat mudah.”

E Office Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik telah mengembangkan aplikasi e-office dari tahun 2018 sebagai salah satu alat untuk mengelola tata naskah dinas atau proses surat-menyurat. Aplikasi ini dikembangkan merujuk pada Permenpan RB No. 6 Tahun 2011 tantang “Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah“ dengan tujuan agar dapat meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu, juga mendukung peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan; terwujudnya percepatan reformasi birokrasi, terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar pemerintah; kemudian juga kemudahan dalam pengelolaan dokumen naskah dinas dan juga penggunaanya.

Dalam kurun waktu 3 tahun terakhir ini Pemprov DKI telah menggunakan e-office dalam pengelolaan tata naskah dinas. Ada manfaat besar tentunya yang sudah didapat selama kurun waktu tersebut. Yang sebelumnya tata naskah dinas dikelola secara manual, setelah adanya e office tata naskah dinas dikelola secara elektronik. Yang sebelumnya untuk mengirim surat atau disposisi perlu datang langsung ke tujuan surat, setelah adanya e-office bisa dikirim hanya dari komputer atau gawai saja.

Bagi operator surat, pengelolaan surat masuk dan surat keluar pun bisa dilakukan dengan sangat mudah, karena UI/UX yang ada di aplikasi sangat mudah dipahami. Begitu juga bagi pejabat, mengelola surat masuk, disposisi, dan informasi juga sangat mudah dilakukan. Manfaat-manfaat tersebut menjadikan e-office sebagai aplikasi yang sangat penting di lingkungan Pemprov DKI karena proses pengelolaan tata naskah dinas bisa dilakukan dengan sangat mudah.

Meskipun manfaat dari penerapan e-office sudah dirasakan oleh Pemprov DKI, akan tetapi pengembangan aplikasi masih rutin dilakukan. Karena seiring perkembangan teknologi dan juga adanya peraturan-peraturan baru yang mengharuskan untuk dilakukan penyesuian. Sejauh ini pengembangan sudah dilakukan sebanyak 3 kali, di mana setiap pengembangan selalu menggandeng tenaga ahli sesuai dengan keahlian masing-masing dengan harapan setiap kebutuhan pengguna dapat diakomodasi sebaik mungkin.

Demikianlah penjelasan mengenai E Office Pemprov DKI Jakarta. Jika instansi Anda belum menggunakan aplikasi surat-menyurat segera hubungi kami. Sekian.