integraoffice.com – Setiap instansi, termasuk instansi pendidikan tinggi seperti universitas, pasti memiliki kegiatan surat-menyurat. Bahkan, persuratan universitas bisa dibilang jauh lebih kompleks dibandingkan instansi lainnya. Jenis surat yang biasa diterbitkan oleh universitas cenderung lebih banyak, ditambah alur disposisinya yang tidak sederhana.
Isi Artikel
Ribetnya Proses Persuratan Manual di Universitas
Panjangnya alur disposisi persuratan di universitas menunjukkan betapa ribetnya kegiatan surat menyurat di instansi ini. Hal tersebut, apabila dirangkum, sebenarnya hanya disebabkan oleh satu hal, yaitu tidak adanya sistem persuratan yang profesional. Kegiatan surat menyurat umumnya masih dilakukan secara manual.
Bisa dibayangkan, lembaga dengan begitu banyak pihak dan kepentingan, tetapi kegiatan surat menyurat masih dilakukan manual. Untuk mendapat satu disposisi saja, misal surat dari mahasiswa untuk rektor, surat tersebut harus melewati banyak tangan.
Belum lagi jika pihak yang bersangkutan sedang tak ada di tempat, prosesnya akan semakin lama. Maka, diperlukan solusi yang bisa memangkas alur panjang ini.
E Office Persuratan, Solusi Persuratan di Universitas
E Office Persuratan adalah jawabannya. Aplikasi persuratan digital berbasis website dan sistem android ini bisa menjadi solusi untuk kegiatan surat menyurat bagi seluruh civitas academica. Bahkan, para mahasiswa maupun warga universitas lainnya bisa memanfaatkan aplikasi ini tanpa perlu memiliki akun pribadi.
Tidak hanya memangkas alur persuratan universitas yang tidak efektif, E Office Persuratan juga dapat membantu proses pembuatan dan pengelolaan surat. Misalnya dengan sistem penomoran otomatis, pelacakan surat keluar-masuk yang mudah, juga penyimpanan surat yang lebih tertata dalam database digital, dan lainnya.
Bisa Digunakan Seluruh Civitas Academica
Aplikasi E Office Persuratan bisa digunakan oleh seluruh civitas academica atau warga universitas. Bukan hanya dari satu pimpinan kepada pimpinan lain, tetapi juga mencakup berbagai surat mahasiswa kepada pihak fakultas maupun universitas.
Misalnya, mahasiswa ingin mengajukan cuti atau meminta keringanan biaya pendidikan, dengan E Office Persuratan, mereka tak perlu membuat surat manual lagi. Semua bisa dilakukan secara digital, cukup dengan mengisi format surat yang telah disediakan, lalu mengirimkannya secara digital.
Pihak penerima pun akan mendapat notifikasi dari setiap surat yang diterima. Hal ini jelas membuat alur birokrasi lebih sederhana, sekaligus menjamin kerahasiaan isi surat terjaga.
Untuk mendapatkan sistem persuratan universitas yang begitu efektif dan efisien ini, pihak universitas cukup bekerja sama dengan penyedia layanan aplikasi E Office Persuratan. Segera hubungi tim kami, agar kegiatan surat menyurat instansi tidak ribet lagi.
