Seperti yang telah kita ketahui, bahwa sistem persuratan berbasis internet atau lebih dikenal dengan e-Office sudah tidak asing lagi bagi kita, terutama orang-orang ataupun organisasi/instansi pemerintah yang setiap harinya melakukan proses surat-menyurat dari surat masuk, surat keluar sampai proses disposisi. Dengan menggunakan e-Office Persuratan, proses dan alur persuratan serta disposisi jauh lebih mudah dan efektif.
Salah satu instansi yang mendapatkan manfaat dari penggunaan e-Office Persuratan adalah sebuah rumah sakit pemerintah yang cukup terkenal, yaitu RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo atau lebih kita kenal dengan RSCM Jakarta, yang beberapa tahun belakangan ini telah menggunakan aplikasi e-Office Persuratan untuk memudahkan dan membantu proses persuratan dan disposisi yang ada di lingkungan RSCM.
Sebagai contoh permasalahan persuratan yang selama ini sering di alami oleh RSCM seperti : permasalahan susahnya melakukan pencarian / tracking dan monitoring surat, yang memakan waktu cukup lama, padahal kebutuhannya segera, terlambatnya proses disposisi karena surat tidak segera sampai ke pimpinan, dll
Dengan menggunakan e-Office Persuratan ini, berbagai permasalahannya tersebut lambat laun dapat diminimalkan dan bahkan tidak terjadi lagi
Beberapa contoh manfaat implementasi e-Office Persuratan di RSCM antara lain :
- Lebih mudah untuk melakukan pencarian / tracking dan memonitoring surat
- Surat masuk bisa segera sampai ke Pimpinan karena Pimpinan segera mendapat notifikasi dan bisa membaca isi surat begitu surat selesai diinput oleh operator ke sistem
- Proses disposisi bisa lebih mudah, dimana saja dan lebih cepat tersampaikan
- Penomoran surat otomatis, sehingga lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah
- Penggunaan kertas berkurang sangat signifikan, karena semua proses terhadap surat dilakukan secara digital
- Penyampaian informasi antar unit kerja dapat lebih mudah
- Monitoring agenda yang sudah dilaksanakan dan yang akan dilaksanakan ( agenda kegiatan dan tempat kegiatannya)
- Segala aktivitas pada sistem persuratan dan disposisi dapat terpantau secara langsung (live time) dengan fitur statistik dan grafik
contoh tampilan dan fitur yang ada di aplikasi e-Office Persuratan RSCM
Itulah beberapa manfaat yang didapatkan RSCM dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, yang sebelumnya menggunakan persuratan manual kini beralih ke persuratan digital.
Saatnya bertransformasi dengan IntegraOffice, agar proses persuratan menjadi lebih baik, lebih cepat dan efisien
ingin lebih jelas apa itu e-Office Persuratan dan Disposisi ? Info lebih lanjut Klik disini
Baca juga :
- Infografis: IntegraOffice, Solusi Tepat Masalah Perkantoran Anda
- e-Office Mobile Application : Mudah, Efektif dan Efisien
- Digital Signature Sebagai Penunjang Autentikasi Dokumen Elektronik di Pemprov DKI
