Surat menyurat adalah bagian penting yang tidak akan bisa dipisahkan dari aktivitas di dalam bisnis, kampus (lembaga pendidikan) dan berbagai instansi lainnya. Masing-masing badan perlu melakukan surat menyurat baik secara internal maupun eksternal (dengan pihak luar). Dibandingkan dengan sistem persuratan konvensional, e-persuratan menawarkan banyak keuntungan.
E persuratan tidak hanya memudahkan proses pengiriman dan penerimaan surat melalui notifikasi dan pelacakan, tetapi juga memungkinkan otomasi pengarsipan. Banyak lembaga pemerintahan maupun perusahaan yang sudah merasakan efisiensi alur kerja berkat teknologi epersuratan.
Alasan Aplikasi E-Persuratan Penting untuk Diterapkan
Bagi sebuah perusahaan, sistem e-persuratan memungkinkan pengguna menerima pemberitahuan langsung saat dokumen masuk. Karyawan bisa memeriksa dokumen sambil berjalan menuju tempat rapat atau melakukan aktivitas lain. Ada beberapa alasan lain kenapa Anda sebaiknya mulai mempertimbangkan penerapan sistem epersuratan. Apa saja?
- Surat diarsipkan secara elektronik. Dokumen atau surat dalam bentuk fisik bisa menumpuk di ruang penyimpanan. Ini dapat menimbulkan berbagai risiko seperti kerusakan dan kehilangan. Adanya sistem epersuratan akan meminimalisasi hal ini dan membuat ruang penyimpanan berkas kantor lebih tertata rapi.
- Efisiensi anggaran belanja. Penerapan e-persuratan memungkinkan Anda menghemat anggaran belanja kertas untuk mencetak dan menyalin disposisi surat. Jika semua lembaga lain yang bekerja sama dengan Anda sudah menerapkan sistem ini, biaya pengiriman dokumen juga akan berkurang. Secara umum, ini akan menurunkan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
- Disposisi kapan saja di mana saja. Disposisi surat konvensional mengharuskan pimpinan berada di kantor. Dengan sistem digital ini, jarak dan waktu bukan lagi masalah. Disposisi online bisa dilakukan kepada staf oleh pimpinan di mana saja mereka berada.
- Memudahkan proses koordinasi. Proses koordinasi kerap memakan waktu produktif yang sangat merugikan. E-persuratan dapat meminimalisasi risiko ini dengan memberikan kemudahan dalam proses koordinasi dan disposisi tugas.
- Memudahkan proses tracking. Ingin tahu bagaimana status surat yang sedang didisposisi? Apakah surat sudah dibuka dan dibaca? Bagaimana proses penandatanganannya? Semua dapat dijawab dengan e-persuratan.
PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang berfokus dalam mengembangkan solusi terintegrasi telah merancang sistem e-persuratan terbaik untuk kampus, perusahaan, dan instansi pemerintah. Hubungi kami di sini untuk berkonsultasi!
