“Fitur draf surat dapat mempermudah proses pembuatan draf surat menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.”
integrasolusi.com – Salah satu fitur unggulan dari E-Surat integraOffice adalah draf surat. Fitur ini mampu mengakomodasi kebutuhan pembuatan surat yang memerlukan persetujuan dari atasan tanpa perlu kirim melalui media lain yang tentu saja hal tersebut akan sangat merepotkan dan memakan banyak waktu. Selain itu, pembuatan draf surat menggunakan banyak media di banyak laptop atau komputer juga rentan terhadap disinformasi pada konten surat, karena terdapat banyak versi data surat yang bisa saja perubahan yang terjadi pada laptop A akan berbeda dengan yang ada di laptop B.
Draf Surat pada E-Surat integraOffice
Awalnya fitur draf surat pertama kali dikembangkan karena adanya kebutuhan pada salah satu kementerian. Namun, hingga saat ini fitur ini sudah banyak digunakan oleh berbagai latar belakang instansi seperti: BUMN, Universitas, dan Swasta karena sangat membantu dalam proses pembuatan draf surat. Kelebihan dari fitur ini ada pada proses verifikasi surat yang sangat mudah dan pada saat proses edit draf surat dapat dilakukan secara online tanpa harus mengunduh berkas draf surat terlebih dahulu. Hal ini tentu saja sangat mempercepat proses tanpa perlu mengunduh dan mengunggah kembali berkas draf surat sebelum dikirim menjadi surat keluar.
Aktor yang terlibat dalam pembuatan draf surat antara lain: operator surat dan verifikator (bisa lebih dari satu). Tugas operator surat adalah membuat draf surat, sedangkan tugas verifikator adalah untuk memverifikasi draf surat sebelum dikirim menjadi surat keluar. Proses verifikasi dilakukan setelah operator surat mengirim kepada verifikator, jika draf surat dirasa perlu ada perubahan isi atau konten, maka verifikator dapat memberikan komentar atau catatan isi surat yang perlu dilakukan perubahan sebelum dikirim kembali kepada operator surat. Operator surat akan menerima kembali draf surat yang perlu disesuikan lalu mengirimnya kembali kepada verifikator untuk dilakukan verifikasi dan dilakukan persetujuan terhadap draf surat yang akan dikirim.
Proses pembuatan draf surat yang memungkinkan lebih dari satu kali revisi jika dilakukan secara manual akan sangat menyulitkan dan membutuhkan waktu lama bukan? Karena itulah kami hadir memberikan solusi bagi instansi atau perusahaan Anda agar proses surat-menyurat menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.
Itulah sedikit penjelasan mengenai fitur draf surat pada aplikasi e-surat integraOffice. Jika instansi Anda belum menggunakan aplikasi e-surat segera hubungi kami.
