E-Surat – PT Integra Teknologi Solusi menciptakan sebuah aplikasi E Surat yang bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam mengelola proses persuratan utamanya yang berkaitan dengan permasalahan lambatnya pengiriman surat, susahnya proses disposisi saat pimpinan sedang tidak berada di kantor, kesulitan dalam melacak progres surat, dan yang tidak kalah penting untuk meminimalisir terjadinya pemalsuan surat.

E-Surat integraOffice telah banyak digunakan baik di level Kementerian, Pemerintah Provinsi, Universitas, BUMN/BUMD, sampai dengan Swasta dengan pululuhan ribu pengguna aktif dan ratusan ribu berkas surat menjadi tanda bahwa E-Surat integraOffice sudah sangat stabil untuk digunakan pada instansi besar dengan puluhan ribu pengguna sekalipun.

 

Lantas, adakah manfaat lain dari menggunakan E Surat integraOffice? Mari simak penjelasan berikut.

1. E Surat memudahkan pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi

Dengan menggunakan E-Surat, seluruh pengelolaan surat-menyurat dilakukan dengan cara digital. Hal ini tentu saja sangat efisien waktu karena surat sudah dalam bentuk berkas digital sehingga untuk proses mengirim surat menjadi sangat mudah. Baik surat masuk untuk didisposiskan atau surat keluar untuk dikirimkan ke divisi atau pihak lain pun tinggal tekan tombol kirim saja tanpa terkendala ruang dan waktu. Sangat mudah bukan!

 

2. E Surat memudahkan proses pelacakan progres surat atau disposisi

Masalah klasik dari pengelolaan surat manual adalah susahnya melakukan pelacakan surat. Hal ini tidak berlaku jika pengelolaan surat sudah menggunakan E Surat, yang mana surat dapat dilacak secara real time seperti sudah sampai pada proses apa surat yang dikirim, sudah dibaca atau belum oleh penerima, dan yang tidak kalah penting surat lama pun sangat mudah untuk dicari.

 

3. E Surat terdapat fitur penomoran otomatis

Dengan fitur penomoran otomatis ini dimaksudkan untuk meminimalisir terjadinya penomoran surat ganda. Hal ini akan berbeda jika pengelolaan surat masih manual, yang mana kemungkinan nomor surat ganda akan sangat besar sekali.

 

4. Adanya fitur draf surat

Sebelum dikirim menjadi surat keluar, tentu saja surat akan melalui tahap pembuatan draf. Proses pembuatan draf yang membutuhkan persetujuan dari atasan tentu bukan proses yang simple. Dengan adanya fitur draf surat, proses pembuatan dan persetujuan surat dapat dilakukan lewat aplikasi sehingga prosesnya sangat efisien waktu.

 

5. E Surat dapat diakses di mana pun dan kapan pun

Dengan menggunakan E-Surat, Anda bisa mengakses surat tanpa harus datang ke kantor. Hal ini karena surat dalam bentuk digital dan disimpan pada server sehingga dapat diakses di mana saja dana kapan saja tanpa terbatas ruang dan waktu.

 

6. Dapat diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE)

Penerapan TTE dewasa ini sudah sangat masih dilakukan terutama di instansi Kementerian, Pemerintah Provinsi, dan juga BUMN/BUMD. Hal tersebut juga sejalan dengan UU No. 19 tahun 2016 Pasal 1 Angka 12 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang menyebutkan bahwa: “Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi” sehingga penggunaannya sudah sah di mata hukum.

E Surat dari integraOffice sudah beberapa kali diintegrasikan dengan TTE seperti E Surat Kementerian Pendidikan, E Surat Pemprov DKI, dan E Surat PT Sarana Multigriya Finansial, baik dengan certificate authority dari BSrE atau dari Peruri semua dapat diintegrasikan dengan baik.

 

7. Adanya notifikasi whatsapp

Tidak dipungkiri aplikasi whatsapp menjadi media komunikasi paling digemari saat ini baik di kalangan masyarakat umum ataupun instansi. Atas hal tersebut E Surat persuratan menyematkan fitur notifikasi whatsapp dengan tujuan agar pengguna yang berkepentingan dengan surat tersebut menjadi fast response dan dapat dengan mudah memproses surat melalui link yang terkirim pada notifikasi dengan hanya meng-klik saja.

 

Demikianlah penjelasan mengenai E-Surat integraOffice. Jika instansi Anda belum menggunakan aplikasi surat-menyurat segera hubungi kami. Sekian.