integrasolusi.com – Saat ini, kita semua tahu kalau kita semua berada di dalam masa-masa pandemi Covid-19 yang yang entah sampai lapan akan berakhir. Pandemi Covid-19 ini benar-benar memberikan dampak yang sangat luar biasa besar di segala bidang, mulai dari bidang perekonomian, pendidikan, pariwisata, dan lain sebagainya, dan salah satunya yang akan kita bahas kali ini yakni di bidang tata kelola perkantoran.
Bagaimana tidak, berbagai negara di belahan dunia saat ini sedang menerapkan berbagai kebijakan dalam mengurangi dampak penyebaran Covid-19, begitu pula di negara kita tercinta ini. Seperti adanya kebijakan menjaga jarak, protokol kesehatan yang ketat sampai dengan penerapan Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) dengan level-level tertentu sesuai kondisi penyebaran Covid-19 di masing-masing wilayah.
Tentu dengan adanya kebijakan pemerintah tersebut, berpengaruh pula pada jalannya aktivitas tata kelola perkantoran. Dimana dalam aktivitas perkantoran akan terjadi pula pembatasan-pembatasan, seperti pembatasan jam operasional kantor, pembatasan jam kerja, atau pembatasan personil yang bekerja dengan shifting dan bekerja dari rumah (WFH).
Nah, meski dengan adanya kebijakan-kebijakan tersebut, tentunya kita harus tetap bisa fokus dan produktif dalam bekerja seperti sebelum masa pandemi, bagaimanapun kita harus tetap bisa menjalankan aktivitas perkantoran kita, salah satunya dalam mengelola proses surat-menyurat dan disposisi yang ada di kantor kita.
Beruntungnya saat ini kita terbantu dengan hadirnya berbagai macam teknologi informasi yang dapat kita manfaatkan dalam mempermudah aktivitas kita dalam bekerja. Salah satu hasil dari teknologi informasi itu adalah sebuah aplikasi sistem persuratan digital, atau biasa kita kenal dengan sebutan E-Office persuratan, Tapi di banyak instansi biasanya menyebut dengan Elektronik Surat atau E-Surat.
Dengan adanya sistem persuratan E-Surat ini, tentunya pekerjaan kita dalam mengelola surat-menyurat dan disposisi akan sangat mudah dilakukan secara online atau daring. Kita tetap bisa berkomunikasi dan berkolaborasi dalam proses surat-menyurat dan disposisi dengan rekan kerja meski jarak jauh. Sistem persuratan ini harus menjadikan urusan surat dan disposisi tetap berjalan lancar ketika dalam masa pandemi, yang semuanya dikerjakan secara jarak jauh dan secara online.
Walaupun sebagian orang mungkin masih kurang nyaman dengan menerapkan sistem kerja online dengan E-Surat ini, karena mereka sudah terbiasa dengan berbagai tumpukan kertas dan dokumen surat yang dikerjakan secara langsung. Untuk hal ini memang butuh waktu untuk bisa beradaptasi dan merubah budaya kerja yang ada. Yang dulunya proses persuratan dan disposisinya dilakukan secara manual, perlahan-lahan mau tidak mau harus kita arahkan dengan ke sistem persuratan E-Surat mengingat kita masih dalam masa pandemi.
Isi Artikel
Manfaat dalam penggunaan teknologi persuratan online dengan E-Surat
Tentu saja, dengan hadirnya teknologi sistem persuratan online dengan aplikasi E-Surat sangat banyak manfaatnya, selain beberapa yang disebutkan di atas, lita sebagai penggunanya akan merasakan manfaatnya sesuai dengan kebutuhan kita.
Berikut manfaat yang akan didapat dalam penerapan sistem persuratan E-Surat pada proses surat-menyurat dan disposisi antara lain adalah:
1. Kerja jadi lebih efektif
Dengan E-Surat, proses surat-menyurat dan disposisi hanya dilakukan melalui aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sesuai dengan hak aksesnya, dan saat ini pula dikembangkan dalam versi mobile application yang sangat memudahkan jika kita sedang tidak berada di depan laptop/PC. Jalannya apliasi ini tentu saja harus terkoneksi dengan internet
2. Mengurangi resiko kerusakan dan kehilangan
Dengan menggunakan E-Surat, dapat mengurangi resiko kerusakan dan kehilangan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud base), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas.
3. Tracking dan monitoring jadi lebih cepat
Aplikasi E-Surat, semua proses tracking dan monitoring dalam manajemen surat-menyurat dan disposisi menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di dilakukan prosesnya, meski kita harus kerja dari rumah (WFH)
4. Kerahasiaan dan keamanan terjamin
Dokumen surat dalam aplikasi ini tentu saja terjamin kerahasiaan dan keamanannya, karena hanya pengguna yang memiliki user dan password tertentu saja yang dapat mengaksesnya. Jadi meski sedang tidak di kantor karena pandemi, data-data persuratan kita tetap aman dan terjaga kerahasiaannya
5. Menghemat waktu, tenaga, biaya
Dengan aplikasi E-Surat ini, instansi tidak perlu repot-repot dalam pendistribusian surat-menyurat dan disposisi kepada penerimanya, cukup masuk pada aplikasi dan melakukan aktivitas persuratan dan disposisi yang akan dilakukan. Selain itu, kita tidak membutuhkan lemari atau ruang khusus untuk menyimpan surat, dan kita bisa mengurangi anggaran pengeluaran untuk kertas dan tinta printer. Karena semua data pada aplikasi ini tersimpan secara digital, serta bagi anda yang tidak mau repot dengan urusan infrastruktur IT nya, cukup menggunakan sistem cloud base dengan Software as a Service (SaaS)
Nah itu manfaat yang akan didapatkan apabila menerapkan sistem persuratan E-Surat. Dan semua manfaat tersebut ada pada aplikasi persuratan inOffice Persuratan.
Jadi, tunggu apalagi! segera hubungi kami untuk detail informasi lainnya !
Semoga bermanfaat
