E-Surat, Sebuah Transformasi Digital yang Wajib Menggantikan Surat Konvensional

2023-05-23T15:24:41+07:00 March 4th, 2022|Categories: Persuratan|Tags: , |

Surat elektronik atau e-surat ini sangatlah penting dalam keberlangsungan proses bisnis dan kegiatan perusahaan.

Siapa saja pasti sudah familiar dengan istilah surat elektronik, atau yang lebih dikenal dengan sebutan email. Kalau istilah email sudah sering didengar, harusnya istilah e-surat atau e surat juga tidak akan membuat Anda bingung lagi. Mudah saja, e-surat ini adalah bahasa Indonesianya email. Jadi keduanya adalah satu hal yang sama. Meskipun kita sudah tahu dan sering menggunakannya, tapi apa sih sebenarnya e-surat / e surat ini. 

 

Apa perbedaannya dengan Surat Konvensional?

Sebelum itu, pertama-tama kita perlu tahu dulu apa itu surat. Wah, jadi seperti kembali ke zaman SD lagi nih harus tahu pengertian surat. Kalau menurut KBBI, surat adalah kertas dan sebagainya yang di dalamnya terdapat sebuah tulisan sebagai tanda atau keterangan. Surat juga bisa dimaknai sebagai alat komunikasi tertulis yang berfungsi sebagai sarana pemberitahuan, permohonan, alat bukti, teguran, hingga pedoman kerja.

Selanjutnya untuk masuk ke pengertian e-surat / e surat, kita juga perlu tahu jenis-jenis surat. Jenis-jenis surat dikelompokkan berdasarkan beberapa hal, di antaranya:

  1. Jenis surat berdasarkan sifatnya: surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga.
  2. Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya: surat biasa, surat pengumuman, dan surat editorial.
  3. Jenis surat berdasarkan jangkauannya: surat internal, dan surat eksternal.
  4. Jenis surat berdasarkan tujunnya: surat perintah, surat peringatan, surat keputusan, surat pemberitahuan, surat permintaan, surat panggilan, surat penawaran, dan surat laporan.
  5. Jenis surat berdasarkan keamanannya: surat biasa, surat rahasia, dan surat sangat rahasia.
  6. Jenis surat berdasarkan wujudnya: kartu pos, telegram, warkat pos, surat bersampu, memorandum, dan nota.

 

Nah, untuk poin nomor 6, bagi kita yang hidup di era digital agaknya sudah mulai asing dengan perwujudan surat tersebut. Hal ini dikarenakan surat yang wujudnya seperti pada nomor 6 tersebut adalah surat konvensional yang kini sudah mulai jarang ditemui. Inilah yang kemudian membawa kita kepada surat elektronik atau e-surat / e surat. Perkembangan teknologi-lah yang pada akhirnya memaksa semua bidang dalam kehidupan masyarakat modern untuk bertransformasi ke penggunaan surat elektronik.

Pada dasarnya e-surat / e surat ini adalah surat konvensional yang sudah disebutkan di atas, hanya saja bentuknya bukan lagi fisik, melainkan digital dengan menggunakan teknologi internet. Penggunaan kertas dan tinta sudah tidak lagi diperlukan dalam e-surat / e surat, sehingga lebih hemat dan ramah lingkungan. Selain itu, cara pengirimannya pun jauh lebih praktis dan instan karena tidak membutuhkan jasa kurir.

Surat elektronik atau e-surat / e surat ini sangatlah penting dalam keberlangsungan proses bisnis dan kegiatan perusahaan. Seperti yang kita tahu bahwa jenis dan macam surat sangatlah banyak. Bisa dibayangkan betapa rumitnya proses persuratan di perusahaan kalau masih bergantung dengan surat konvensional. Perusahaan perlu menyediakan tempat penyimpanan yang akan memakan tempat kalau masih bergantung sepenuhnya dengan persuratan konvensional. Sistem persuratan konvensional bisa sangat menyusahkan kalau sistemnya tidak terstruktur, rentan hilang, dan rentan terselip.

Oleh karena itu, perusahaan yang ingin berkembang menjadi lebih baik harus mulai memaksimalkan surat elektronik atau surat e-surat / e surat dalam sistem persuratannya. Cara memaksimalkan surat elektronik atau e-surat / e surat ini bisa melalui penggunaan aplikasi persuratan berbasis digital yang canggih seperti aplikasi persuratan yang dikembangkan oleh Integra Teknologi Solusi. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan Anda untuk menyimpan, mengkategorikan, dan melacak pergerakan surat yang keluar dan masuk di perusahaan. Khususnya untuk perusahaan atau instansi pemerintahan yang mana proses birokrasi dan disposisi suratnya cenderung bertingkat dan lebih rumit, aplikasi e-surat / e surat dari Integra Teknologi Solusi ini adalah pilihan yang tepat.

Selain sangat terorganisir dan terpantau, aplikasi e-surat / e surat dari Integra Teknologi Solusi memiliki kemudahan lainnya, yakni sistem penyimpanan berbasis cloud yang memungkinkan Anda untuk mengakses file surat Anda dimana pun dan kapan pun dengan mudah. Aplikasi e-surat / e surat dari Integra Teknologi Solusi ini juga hadir dalam versi website, Android, dan iOS sehingga bisa digunakan oleh berbagai kalangan.  Satu hal lagi yang tidak kalah pentingnya adalah jaminan keamanan terhadap surat-surat perusahaan Anda. Anda tidak perlu khawatir adanya penyalahgunaan akses maupun kehilangan surat karena aplikasi ini bisa mengatur penggunaan akses dan pelacakan surat.

Masih penasaran bagaimana detailnya cara kerja aplikasi e-surat / e surat dari Integra Teknologi Solusi ini? Anda bisa konsultasi dan tanya-tanya lebih lengkpnya di sini! Tunggu apa lagi, sudah saatnya perusahaan Anda ganti sistem persuratan konvensional dengan aplikasi e-surat atau e surat dari Integra Teknologi Solusi ini!

Baca juga:  Software as a Service E-Office untuk Memudahkan Kinerja dan Pelayanan Anda, Jangan yang Lain!