integrasolusi.com – Di era persaingan saat ini, fleksibilitas dari proses kerja organisasi menjadi sesuatu hal yang sangat penting. Artinya proses kerja dalam sebuah organisasi dituntut untuk cepat, efektif, dan efisien. Tidak hanya itu, birokrasi yang terlalu panjang dan kaku harus dirubah sistemnya untuk lebih fleksibel agar tidak terjadi saling tunggu satu sama lain. Peran teknologi dan informasi sangatlah penting untuk menjadikan organisasi lebih agile dan efektif dalam setiap prosesnya. Organisasi yang  tidak memanfaatkan teknologi dan informasi dengan tepat tentu akan kalah bersaing dengan mereka yang mampu memanfaatkan teknologi dan informasi dengan tepat.

Sebetulnya konsep yang sudah cukup populer dikalangan profesional organisasi adalah dengan menerapkan e-Office. Aplikasi e-Office sendiri merupakan suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran organisasi/perusahaan yang berbasis elektronik. Artinya, sistem ini menggantikan proses administrasi dan manajemen terdahulu yang berbasis manual. e-Office sendiri memanfaatkan fasilitas jaringan komputer, baik jaringan intranet, internet, maupun jaringan lain. Maka dari itu, e-Office juga dapat diartikan sebagai suatu sistem aplikasi yang dapat membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu organisasi. Dalam menerapkan sistem E e-Office, setidaknya Anda akan mendapatkan 3 manfaat yang bisa menjadikan organisasi Anda lebih fleksibel dalam proses kerjanya, antara lain adalah :

  1. e-Office Dapat Menjadikan Proses Penyampaian Informasi Lebih Cepat

Dengan menerapkan e-Office, kini semua penyampaian informasi dilakukan secara online. surat menyurat yang biasa dilakukan memakan waktu 1 sampai 2 hari kini terpangkas menjadi 1-2 menit saja. Bahkan ketika orang  yang bersangkutan berada diluar kantor, tetap bisa melakukan aktivitas surat menyurat dimanapun dan kapanpun. Tentunya hal ini juga telah didukung  dengan sistem keamanan yang teruji sehingga kerahasiaan data tetap terjaga dengan baik.

 

  1. Menjadikan Proses Manajeman Dokumen Lebih Mudah dan Efektif

e-Office juga termasuk didalamnya manajemen dokumen secara digital, atau istilah lain yang lebih populer adalah Document Management System. Segala proses manajemen dokumen seperti pengarsipan, pencarian, istem keamanan dan yang lainnya dapat dengan mudah Anda lakukan secara digital. tentu akan lebif cepat dari segi waktu ketika ingin melakukan pengarsipan ataupun pencarian dokumen, karena semua sudah tersimpan dalam sebuah sistem. Sistem Document Management System ini juga membantu organisasi untuk memiliki sertifikat ISO 27001, yang artinya kepercayaan stakeholder akan terjaga dengan keamanan data yang ada pada organisasi tersebut.

 

  1. Membantu Aktivitas Karyawan Lebih Mudah Dalam Bekerja.

Penerapan e-Office juga memberi dampak pada kemudahan kerja karyawan. Contoh saja hal-hal seperti absensi secara online, penanganan komplain pelanggan atau stakeholder, dan yang lainnya akan jauh lebih mudah dan cepat dengan menerapkan sistem e-Office.

 

Sistem e-Office sudah banyak digunakan oleh organisasi-organisasi besar maunpun kecil, karena tidak diragukan lagi, walaupun mungkin tidak berhubungan langsung dengan core atau proses inti dari organisasi, namun kenyataannya sistem e-Office ini sangat membantu pekerjaan orang-orang dalam organisasi agar lebih cepat, efektif dan tertata dengan baik.

Ingin tahu sistem e-Office lebih lanjut ?? langsung saja hubungi kami untuk berdiskusi lebih lanjut dan berkonsultasi secara gratis dengan Tim Kami !!