integraOffice Document Management System – Kalau Anda seorang karyawan yang bekerja di sebuah instansi pasti tidak asing dengan dokumen-dokumen perusahaan. Dokumen ini adalah salah satu instrumen utama yang menggerakkan kegiatan bisnis maupun organisasi. Dokumen-dokumen ini tentunya perlu diatur dan disimpan dengan benar, mengingat di dalamnya memuat beragam informasi dan data yang vital bagi perusahaan. Tapi sayangnya, masih banyak saja perusahaan yang memiliki sistem manajemen dokumen yang masih ribet dan menyusahkan.

Umumnya, perusahaan yang memiliki kendala dalam pengelolahan dokumen ini adalah perusahaan yang masih menggunakan sistem manajemen dokumen konvensional. Manajemen dokumen yang konvensional ini masih menggantungkan proses pengelolahan manual oleh tenaga manusia serta ruang penyimpanan fisik yang memakan banyak tempat. Sehingga, manajemen dokumen yang seperti ini sangat boros, tidak praktis, dan rentan terjadi kesalahan akibat human error.

Solusinya itu jelas, yaitu dengan mengubah sistem dokumen manajemen atau manajemen arsip yang jadul menjadi lebih modern dengan memanfaatkan teknologi digital. Dalam hal ini, perusahaan membutuhkan sebuah aplikasi dokumen manajemen berbasis digital yang canggih dan mumpuni. Kalau saja semua perusahaan mau mencoba melakukan perubahan pada sistem manajemen dokumennya, pasti kinerja perusahaan jadi makin cepat.

Selain itu, tidak ada gunanya juga mempertahankan sistem manajemen dokumen perusahaan yang ribet dan menghambat proses kerja. Sudah terbukti bahwa permasalahan perusahaan bersumber dari manajemen dokumen. Biasanya apa saja sih permasalah yang muncul terkait dokumen?

 

Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen

Kalau masih menerapkan sistem manajemen dokumen konvensional, permasalahan yang pertama kali dirasakan adalah sulitnya mencari suatu dokumen. Dokumen yang sudah disimpan dalam waktu tertentu atau yang bisa kita sebut arsip masih disimpan secara manual pada ruang penyimpanan fisik, seperti pada laci, rak, dan lemari arsip. Belum lagi dokumen-dokumen tersebut memiliki beragam jenis yang didasarkan pada tipenya, periode waktu pembuatannya, user-nya, nomernya, hingga proyeknya. Sedangkan sistem penyimpanannya masih manual dengan pengelompokkan yang alakadarnya. Bayangkan saja kalau Anda harus mencari suatu dokumen di ruang penyimpanan yang penuh sesak tersebut. Pasti akan sangat lama dan melelahkan.

 

Kesulitan menentukan dokumen versi terbaru

Permasalahan terkait manajemen dokumen adalah bahwa suatu dokumen biasanya membutuhkan proses pengerjaan dan pembaruan bertahap untuk bisa menjadi dokumen final yang bisa dipertanggungjawabkan. Proses ini melibatkan banyak pihak yang memiliki akses untuk merubah dan memperbaruhinya. Di sini lah masalah biasanya muncul karena setiap pegawai melakukan penambahan dan pembaruan pada dokumen yang sama tapi dengan format penamaan yang berbeda. Apalagi kalau ada copy / salinan yang berbeda padahal dokumennya sama. Yang membedakan hanya versi pembaruannya saja. Sedangkan Anda juga kesusahan melacak siapa yang mengubah dan memegang versi terbarunya.

 

Akses yang susah dan melelahkan

Untuk mendapatkan suatu dokumen fisik, Anda memerlukan usaha yang cukup besar. Mulai dari mencari tahu di mana posisi dokumen tersebut disimpan, mengambilnya, hingga menyerahkannya kepada pihak yang membutuhkan akses. Ini yang akan Anda hadapi kalau sistem manajemen dokumen perusahaan masih manual. Semuanya bergantung pada tenaga manusia.

 

Ruang penyimpanan semakin terbatas

Salah satu konsekuensi menerapkan sistem manajemen dokumen yang konvensional adalah merelakan banyak ruang penyimpanan untuk keperluan pengarsipan. Kalau perusahaan Anda masih bergantung pada dokumen fisik yang terbuat dari kertas maka resikonya adalah perusahaan perlu mengalokasikan banyak ruang khusus untuk ruang penyimpanan arsip. Jumlah dokumen akan terus bertambah seiring dengan berjalannya kegiatan organisasi perusahaan, tapi tidak dengan luas ruangan kantor Anda. Dokumen baru akan terus muncul, sedangkan dokumen lama juga tidak bisa dibuang.  Akan lebih baik jika ruangan kantor digunakan untuk hal lain, daripada sekadar dijadikan ruang arsip.

 

Risiko kehilangan dokumen

Dokumen fisik yang terbuat dari kertas akan sangat rentan rusak, terutama jika ada bencana yang tidak diinginkan yang mengakibatkan perusahaan kehilangan dokumen sebagai aset penting mereka. Selain itu, manajemen dokumen manual yang menggantungkan sepenuhnya pada manusia juga sangat rentan terjadi kehilangan akibat kelalaian manusia.

 

Sistem pengamanan yang rentan

Pada manajemen dokumen konvensional, Anda tidak bisa sepenuhnya mengawasi semua akses terhadap suatu dokumen. Ada kalanya juga suatu dokumen tidak seharusnya diakses oleh pihak tertentu. Tetapi karena keterbatasan kemampuan, dokumen tersebut jadi bisa diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Inilah kelemahannya sistem manajemen dokumen yang masih konvensional. Izin akses untuk setiap dokumen tidak bisa diatur secara leluasa dan mudah.

 

Apa yang sudah disampaikan di atas itu adalah masalah-masalah yang sangat mungkin terjadi kalau perusahaan Anda masih bertahan dengan sistem manajemen dokumen yang konvensional. Sudah tidak seharusnya perusahaan yang makin berkembang mempertahankan sistem yang demikian. Sekarang saatnya perusahaan Anda beralih ke sistem berbasis digital yang lebih mudah dan praktis. Perusahaan Anda membutuhkan sebuah aplikasi dokumen manajemen yang bisa diakses kapan pun dan di mana pun. Mau mencoba aplikasi dokumen manajemen ini?

Hubungi kami di sini untuk mengetahui detail lengka darip aplikasi manajemen dokumen ini, Klik Disini !