integrasolusi.com-  Sudah menjadi rutinitas di PT Integra Teknologi Solusi bahwa setiap bulan ada 2 kali acara webinar. Untuk webinar kali ini kami menghadirkan 2 narasumber, yang pertama ada Bapak Sugianto Halim selaku Komisaris Utama PT Integra Teknologi Solusi dan yang ke dua ada Bapak Harry Budiharto sekalu Ahli Pertama Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, webinar seri 8 ini mengangkat judul: Persuratan Digital Sebagai Solusi Efektif di Era New Normal. Dengan judul tersebut harapan kami para peserta dari beberapa latar belakang mampu mengubah pola kerja mereka yang dulunya konvensional menjadi digital. Di era new normal seperti saat ini , surat menyurat tentu tidak bisa lagi dilakukan secara manual, dimana banyak instansi bekerja dengan sistem WFH atau bekerja dengan sistem shifting. Maka, digitalisasi proses persuratan dibutuhkan untuk mempermudah proses tersebut.

Dalam presentasinya Pak Halim bercerita bahwa di era new normal ini harus ada perubahan berpikir dalam bekerja, di mana di dalamnya ada 4 aspek antara lain:

  1. Office Automation: di dalamnya meliputi pengadopsian teknologi, digital workspace atau penggunaan aplikasi dapat diakses melalui berbagai perangkat yang kita miliki di mana pun dan kapan pun, fleksibelnya jam kerja, dan kerja jarak jauh atau remote working.
  2. HR & Organization Improvement: di dalamnya meliputi rencana bisnis yang berkesinambungan, penyederhanaan proses bisnis, perubahan manajemen, dan semua harus berorientasi pada hasil.
  3. Changing Culture: merupakan perubahan budaya dalam bekerja baik itu kepemimpinan yang harus menyesuaikan pada perubahan zaman, dan juga pola pikir yang harus memanfaatkan teknologi dalam setiap pekerjaan. Dan yang terakhir adalah;
  4. Learning Revolution: di dalamnya meliputi proses belajar yang efisien dan cepat, mau belajar terus terhadap perubahan-perubahan yang ada, kemudian yang tidak kalah penting adalah applicable atau diterapkan dan berdampak, dan juga mudah dijangkau.

Dari ke empat aspek di atas proses surat menyurat secara digital masuk pada poin 1, di mana pegadopsian teknologi dapat membantu pada proses bisnis surat menyurat menjadi lebih mudah, yang dapat diakses dari berbagai perangkat yang dimiliki baik laptop maupun gadget di mana pun dan kapan pun tanpa terbatas oleh ruang dan waktu.

Dalam best practice-nya Pak Harry juga bercerita terkait strategi dalam implementasi persuratan digital di instansi pemerintahan khususnya. Karena kecepatan informasi, kerahasiaan informasi, kemudahan dalam monitoring, efektif dan efisiennya waktu yang diperlukan, serta regulasi yang mengatur, dan juga mobilitas dari pejabat menjadikan persuratan digital ini sangat penting bagi instansi pemerintahan apalagi di era new normal seperti sekarang ini. Dalam presentasinya Pak Harry membagi strategi implementasi menjadi 4 bagian di antaranya:

  1. Regulasi: regulasi harus detail dan sesuai kebutuhan, kemudian ada pembuat keputusan, dan yang tidak kalah penting adalah evaluasi dan revisi terhadap regulasi yang tidak sesuai.
  2. Aplikasi: aplikasi harus sesuai dengan regulasi, aplikasi harus mudah digunakan, ada aplikasi mobile, siap untuk pengembangan yang tidak direncanakan karena adanya kebutuhan yang mendesak.
  3. Infrastruktur: dari aspek infrastruktur yang harus diperhatikan adalah pengadaan peralatan berdasarkan kebutuhan saja, kemudian mengoptimalkan perangkat yang sudah ada atau menggunakan alat yang sudah dimiliki pengguna seperti laptop atau gadget, dan yang terakhir adalah pengadaan alat harus terencana dan berkesinambungan.
  4. SDM: diadakan pelatihan untuk semua pegawai, melakukan simulasi, dan harus ada panduan aplikasi yang informatif mudah dipahami.

Dari ke empat strategi di atas bila dijalankan dengan baik, maka aplikasi persuratan akan berhasil diimplementasikan di instansi manapun.

 

Ingin berdiskusi dengan kita terkait digitalisasi persuratan dan kebutuhan IT lainnya?

Silakan klik disini