integraOffice DMS – Setiap instansi atau organisasi pasti tidak akan pernah lepas dari yang namanya dokumen, baik organisasi dengan skala kecil, menengah, maunpun besar semua pasti memiliki dokumen yang harus di simpan dan dikelola dengan baik. Tak heran bahwa sebagian organisasi ada yang memiliki bagian atau divisi khusus yang menangani masalah manajemen dokumen atau pengarsipan. Di era Teknologi dan Informasi yang serba maju seperti saat ini, tentu diharapkan munculnya suatu sistem yang mampu menunjang aktivitas pengelolaan dokumen. Karena manajemen dokumen secara manual bukan lah cara yang tepat dan efektif dilakukan saat ini, yang tentu saja akan berpotensi menimbulkan beberapa masalah pengelolaan dokumen. Pengelolaan dokumen secara manual tidak akan maksimal dalam menangani hal-hal seperti keamanan dokumen dari berbagai resiko, kemudahan dalam penyimpanan, akses dan pencarian dokumen, dan masih banyak lagi lainnya.

PT Integra Teknologi Solusi sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dibidang Teknologi dan Informasi turut ikut serta dalam menciptakan salah satu produknya yang mampu menyelesaikan masalah tersebut. Melalui salah satu modulnya yaitu integraOffice Document Management System (DMS), kini Anda tak perlu khawatir dengan adanya masalah-masalah akibat tidak tepatnya dalam pengelolaan dokumen. melalui integraOffice DMS akan memungkinkan instansi untuk bisa melakukan pengelolaan dokumen yang anti ribet, efektif, dan tentunya aman. Pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan kepada Anda beberapa alasan mengapa integraOffice DMS begitu tepat untuk Anda gunakan tools dalam manajemen dokumen, antara lain adalah :

  1. Pencarian Dokumen Mudah

Anda dapat mencari dokumen yang diinginkan melalui fitur pencarian dengan mengetikkan judul atau kata kunci yang berhubungan. Dengan ini, proses pencarian dan pelacakan (tracking) jauh lebih cepat hanya sekali klik. Anda bisa menghemat banyak waktu.

 

  1. Membantu Kelancaran alur dan tahapan Penyimpanan

Ada beberapa dokumen yang membutuhkan alur atau tahapan dalam proses pembuatannya. Dokumen-dokumen yang sifatnya prosedural seperti dokumen penjaminan mutu, SOP, pedoman, instruksi kerja membutuhkan beberapa tahap dari awal proses pembuatan draf, pengajuan, revisi, hingga publikasi. Ada fitur tambahan dari Document Management System yang memfasilitasi kebutuhan tersebut. Dokumen yang masuk secara otomatis berada dalam tahapan sehingga Anda akan tahu dokumen telah berada pada tahap mana.

 

  1. Bundilng Dokumen

Bagi organisasi tentu sudah tidak asing dengan bundling dokumen. Artinya untuk membuat suatu folder dokumen ada beberapa dokumen yang menjadi syarat untuk dimasukkan. Sehingga dengan adanya fitur bundling dokumen ini akan membantu organisasi untuk memastikan kelengkapan-kelengkapan dari setiap dokumen.

 

  1. Watermark Pada Setiap Dokumen

Menggunakan integraOffice DMS akan menjadikan setiap dokumen yang Anda buka akan memiliki watermark yang berisikan identitas dari orang yang membuka dokumen tersebut. Tujuan dari adanya watermark tersebut adalah sebagai upaya untuk meningkatkan keamanan. Dengan adanya watermark di setiap dokumen, maka orang yang membuka dokumen tersebut akan berpikir berkali-kali untuk membocorkan dokumen tersebut. Bagaimana tidak, orang tersebut juga tidak ingin identitasnya diketahui sebagai pelaku yang membocorkan dokumen tersebut.

 

Masih banyak lagi tentunya manfaat dan kemudahan yang bisa Anda dapatkan jika implementasikan integraOffice DMS. Tim Integra Teknologi Solusi senantiasa terbuka untuk Anda yang ingin berkonsultasi mengenai manajemen dokumen dengan kami secara gratis. Untuk mendapatkan solusi IT terbaik untuk instansi Anda.

Segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut !!