integraOffice–   Saat ini seperti yang kita ketahui  bersama, kita sedang menghadapi pandemi Covid-19, dimana akibat adanya pandemi ini, terjadi perubahan secara besar-besaran di berbagai sektor, mulai sektor pemerintahan, ekonomi sampai dengan sektor Pendidikan. Dimana semuanya berubah drastis dari yang dulunya bisa bertemu dan  berkomunikasi langsung secara tatap muka, sekarang hal tersebut harus dikurangi dan bahkan dihindari. Karenanya kita semua harus mematuhi kebijakan dari pemerintah dengan adanya Social Distancing, Physical Distancing, hingga penerapan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), itu semua demi mengurangi penyebaran Covid-19. Namun apa jadinya aktivitas kerja di yang biasanya harus berkomunikasi dan bertatap muka langsung, tiba-tiba harus mematuhi dan mengikuti kebijakan terkait pencegahan Covid-19 beserta protokol kesehatannya yang ketat, tentunya akan mempunyai dampak yang luar biasa pula, seperti salah satunya adalah aktivitas kerja di perkantoran, yang tentunya membutuhkan komunikasi yang intens antar individu yang ada dalam aktivitas itu.

Tentunya dengan adanya pandemi saat ini, semua aktivitas kerja dikantor akan dikurangi dengan adanya beberapa kebijakan yang mengharuskan pegawai/karyawannya dengan sistem shifting dan bekerja dari rumah (WFH). Lantas bagaimana cara untuk berkomunikasi dan berkoordinasi antar anggota tim didalamnya? Harusnya tetap bisa berjalan meski tidak  seperti sebelum adanya pandemi ini, asalkan sudah siap dengan kondisi yang  serba pembatasan seperti sekarang ini, seperti membuat kebijakan dan mengatur ulang semua jadwal aktivitasnya atau bisa juga dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada secara optimal, misalnya menggunakan suatu sistem aplikasi yang dapat membantu mempermudah aktivitas kerjaan di kantor.

Namun bagaimana dengan mayoritas perkantoran yang masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan aplikasi digital online, pastinya aktivitasnya akan terhambat dan bahkan bisa terhenti aktivitasnya. Dan itu akan menjadi permasalahan serius dan harus segera dipikirkan.

Nah, untuk itu sebagai solusi yang tepat dalam menghadapi permasalahan perkantoran disaat pandemi seperti inilah, integraOffice hadir untuk memecahkan permasalahan perkantoran Anda saat ini, agar kinerja dan produktivitas tetap terjaga dan berjalan lancar.

Beberapa solusi dari integraOffice antara lain :

  1. integraOffice Persuratan dan Disposisi dan integraOffice Cloud

Kedua aplikasi ini sangat membantu dan mempermudah dalam proses surat-menyurat dan disposisi di perkantoran, pencarian dan tracking surat lebih mudah, surat aman dari kehilangan dan kerusakan,  karena semua aktivitas persuratan dan disposisi dilakukan secara online dan paperless, dapat diakses kapanpun dimaanapun. Apalagi ditambah versi mobile application yang sangat membantu dan menyingkat birokrasi yang ada dalam informasi surat-menyurat dan disposisi hanya dari smartphone penggunanya masing-masing. Ini sangat cocok untuk komunikasi antar anggota tim terkait surat-menyurat dan disposisi yang mempunyai mobilitas tinggi.

 

  1. integraOffice Document Management System (DMS)

Aplikasi integraOffice DMS ini, sangat membantu dan sangat tepat diimplementasikan bagi organisasi yang ingin pengelolaan dokumennya lebih efekti, aman dan efiisen. Karena dengan integraOffice DMS ini, semua alur dari pembuatan dokumen sampai dokumennya disahkan akan terlihat jelas dan dapat diketahui penggunanya. Dokumen yang diunggahpun akan terjamin keamanannya, karena dilengkapi watermark dokumen yang akan muncul setiap dokumen ini diunduh. Selain penyimpanannya yang aman, pengguna dapat melakukan kolaborasi dokumen dengan pengguna yang lain, serta aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur bundling dokumen yang sangat membantu bagian pengadaan atau pengarsipan dalam menentukan dan mengelola dokumen mana saja yang harus simpan

  1. integraOffice Knowledge Management System (KMS)

ini salah satu aplikasi yang wajib dipunyai oleh organisasi/perusahaan, yang dalam aktivitasnya membutuhkan knowledge yang secara khusus harus dimiliki oleh penggunanya. Karena dengan integraOffice KMS ini, organisasi/perusahaan dapat  menyimpan dan membagikan knowledge yang ada dan tersimpan didalamya, kepada para pegawai/karyawannya yang ingin mempelajari dan mengimplementasi knowledge tersebut tanpa harus ke person yang menguasainya. Karena semua knowledge yang ada sudah tersimpan didalam database aplikasi integraOffice KMS ini. Jadi tidak perlu khawatir akan kehilangan knowledge meski orang tersebut sudah tidak ada di organisasi/perusahaan.

 

  1. integraOffice Helpdesk

aplikasi integraOffice Helpdesk ini, sangat membantu dan mempermudah organisasi/perusahaan dalam mengelola keluhan, informasi dan feedback dari pelanggan/klien. Perusahaan akan dengan tepat, efektif dan efisien dalam menanggapi feedback dari pelanggan, karena semua keluhan dan feedback akan terdisitribusi ke bagian terkait sesuai dengan keluhan/feedbacknya melalui sistem ticketing. Sehingga tidak perlu khawatir lagi akan kesalahan dalam menangani keluhan dan kecepatan serta ketepatan penanganannya. Selain itu, hasil dari feedbacknya dapat dijadikan evaluasi internal perusahaan dallam menigkatkan kualitas dan kinerjanya.

 

  1. integraOffice Absensi (iOA)

ini merupakan aplikasi yang sangat tepat dan solutif bagi organisasi/perusahaan yang mengalami masalah rekap data dan absensi karyawannya saat pandemi seperti sekarang ini. Bagaimana tidak, HRD perusahaan harus segera bisa menemukan solusi absensi saat ada kebijakan WFH dan mengurangi penggunaan mesin absen dengan jari ataupun cara manual lainnya yang dapat menimbulkan kerumunan. Dengan aplikasi iOA ini, pengguna cukup absen menggunakan smartphone nya masing-masing dimana saja dan kapan saja sesuai kebijakan absensi yang ada di perusahaan. Aplikasi absen iOA ini juga sudah dilengkapi dengan Face Recognition dan GPS yang dapat memudahkan manajemen perusahaan memantau aktivitas dan lokasi karyawannya. Selain itu, aplikasi iOA in juga dilengkapi denga notifikasi WhatsApp yang akan terhubung langsung ke pihak manajemen, terkait aktivitas yang dilakukan bawahannya, misal aktivitas absen masuk, aka nada notifikasi secara real-time ke nomor WhatsApp atasannya

 

  1. integraOffice Sign (iOSign)

untuk aplikasi ini, sebenarnya bisa dihubungkan dan diintegrasikan dengan integraOfice Persuratan, karena aplikasi iOSign ini adalah aplikasi yang menambahkan tanda tangan elektronik / Digital Signature pada dokumen dan surat yang alkan dikeluarkan/diterbitka. Jadi pengguna tidak perlu susah payah lagi dalam melakukan tanda tangan dibanyak dokumen/surat, cukup dengan menggunakan Digital Sign dalam proses tanda tangannya. Serta dengan menggunakan iOSign ini, dapat meminimalisir tindak pemalsuan dokumen dan tanda tangannya, karena semua isi data penandatangan akan otomatis muncul jika kita scan QR Codenya. Serta selain itu, apabila ada pemalsuan, sistem akan akan membaca dokumen/surat sudah broken apabila ada perubahan isi dokumen/surat tersebut

Bagaimana, apakah sudah cukup terbantu dengan uraian integraOffice di atas? Karena uraian di atas, hanya beberapa saja dari sekian banyak produk dan jasa integraOffice lainnya yang sudah teruji dan diimplementasikan di beberapa kementrian, BUMN, pemerintahan, universitas dan swasta.

Jadi jangan ragu lagi untuk menggunakan integraOffice

Jika Anda ngin mendapatkan informasi detailnya tentang integraOffice silakan klik disini

Tim kami akan siap membantu Anda !

 

Semoga bermanfaat.