integrasolusi.com – Organisasi yang melakukan kegiatan surat-menyurat secara manual ternyata sering mengalami kendala surat hilang. Karena prosesnya belum terdigitalisasi, terkadang karyawan pun baru menyadari bahwa surat hilang setelah beberapa waktu berselang. Belum lagi, permasalahan ini biasanya tidak bisa langsung diselesaikan karena ketiadaan sistem pelacakan surat yang otomatis.
Isi Artikel
Dampak Surat yang Sering Hilang
Ketika kehilangan surat instansi sering terjadi, tentunya ada kerugian yang ditimbulkan terhadap instansi tersebut, seperti:
1. Kerahasiaan informasi tidak terjamin
Ada surat-surat tertentu yang sifatnya konfidensial atau rahasia. Jika surat tersebut hilang, bisa jadi pihak bukan penerima akan mengakses isi surat dinas yang bersifat rahasia. Hal ini membuat kerahasiaan informasi menjadi tidak terjamin. Padahal, dalam konteks surat perusahaan misalnya, kerahasiaan informasi merupakan hal yang sangat penting.
2. Produktivitas organisasi menurun
Dampak berikutnya yang bisa terjadi adalah produktivitas organisasi menurun secara drastis. Hal ini dikarenakan organisasi tidak menerima informasi yang dimaksud. Proses mencari surat yang hilang tersebut juga membuat perhatian pekerja terpecah sehingga pekerjaan pokoknya sendiri bisa jadi terbengkalai.
3. Prosedur follow-up yang rumit
Apakah Anda pernah kehilangan dokumen berharga dan justru dibuat pusing karena syarat membuat surat kehilangan cukup rumit? Hal yang sama bisa terjadi di organisasi besar. Jika terjadi kehilangan surat dan perlu adanya proses penggantian, kemungkinan prosedurnya akan sangat rumit dikarenakan birokrasi organisasi tersebut.
Transformasi Digital Proses Persuratan
Untuk menghindari masalah surat hilang yang tidak diharapkan, transformasi digital dalam kegiatan surat-menyurat organisasi merupakan hal yang penting. Dengan aplikasi e office, pergerakan surat organisasi bisa dilacak dengan mudah. Jika surat terhenti pada sebuah pihak, maka pegawai bisa dengan cepat menyelesaikan kendala yang terjadi.
Pada umumnya, aplikasi persuratan digital juga akan menerbitkan penomoran otomatis untuk setiap surat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada dua surat yang memiliki penomoran sama, yang cukup lazim terjadi pada sistem persuratan manual. Cara membuat surat resmi melalui aplikasi ini pun sangat sederhana, karena pengguna hanya tinggal memasukkan isi surat.
Semua instansi yang menggunakan sistem persuratan untuk berkorespondensi baik di dalam maupun luar perusahaan akan mendapatkan manfaat dari transformasi digital. Surat universitas, surat bisnis, hingga surat kelurahan dapat dengan mudah dibuat dengan risiko kehilang yang minimal.
