Sobat Office, untuk instansi pemerintahan di daerah yang jarak antar instansi dipisahkan oleh laut dan gunung masalah komunikasi resmi antar instansi atau aktivitas surat-menyurat akan terkendala. Proses pengiriman surat yang masih manual atau menggunakan jasa kirim tentu akan memakan waktu berhari-hari. Hal tersebut tidak terlepas dari kondisi geografis dengan jarak yang sangat jauh atau medan yang berat seperti naik turun gunung, apalagi kalau berbeda pulau.
Isi Artikel
Dampak yang Terjadi dari Masalah Lambatnya Proses Persuratan
Persoalan di atas tentu sangat tidak efisien waktu apalagi jika surat tersebut berkaitan dengan pelayanan publik. Yang dikorbankan tentu saja masyarakat umum jika dalam setiap pengambilan keputusan atau komunikasi antar instansi terkendala oleh jarak dan waktu.
Selain itu, tentu saja berkaitan dengan good governance atau terwujudnya pemerintahan yang baik. Pelayanan publik yang baik menjadi tuntutan bagi setiap pemerintah daerah. Bayangkan jika karena proses surat-menyurat lambat pemerintah daerah tidak dapat mencapai target tersebut.
Lalu, seperti apakah solusi dari masalah persuratan yang lambat karena jarak yang jauh, medan yang berat atau karena daerah kepulauan? Simak penjelasan berikut.
Memanfaatkan Teknologi
Peran teknologi saat ini sangat besar sekali. Semua aspek kehidupan tidak bisa lepas dari peran teknologi. Mulai dari alat komunikasi sampai dengan alat kerja sehari-hari. Sudah banyak sekali alat kerja yang memanfaatkan teknologi salah satunya adalah penggunaan e office.
Aplikasi e office atau biasa disebut aplikasi surat-menyurat atau aplikasi persuratan adalah alat untuk membantu mempermudah proses surat-menyurat. Dengan aplikasi ini memungkinkan pengelolaan surat menjadi lebih mudah dan efisien waktu.
Surat dalam bentuk digital sehingga mengirimnya hanya perlu sambungan internet saja. Proses disposisi juga sangat mudah dan cepat, pimpinan tinggal memilih penerima disposisi lalu klik kirim saja. Pencarian atau tracking surat juga tidak kalah mudahnya, surat sampai mana, sudah ditindaklanjuti atau dilaksanakan apa belum,dan bagai mana statusnya dapat diketahui.
Selain itu, aplikasi e office juga mendukung penggunaan versi mobile (android dan iOS). Dengan mendukung versi mobile, memungkinkan pimpinan membaca surat, mendisposisikan, dan atau tracking surat hanya di genggaman tangan. Tentu saja kemudahan ini sangat membantu mempercepat proses birokrasi pada daerah yang terkendala jarak dan medan yang berat.
integraOffice Persuratan, Aplikasi Surat-menyurat yang Sudah Banyak Digunakan di Berbagai Instansi
PT Integra Teknologi Solusi, sebagai salah satu perusahan konsultan IT terkemuka di Indonesia, menciptakan produk untuk membantu proses surat-menyurat di instansi pemerintahan, perusahaan, atau universitas dengan nama integraOffice Persuratan.
Aplikasi persuratan ini sudah proven dan sudah banyak digunakan di berbagai intansi. Mulai Kementerian Pendidikan, Pemprov DKI Jakarta, Diskominfo Kabupaten Jombang, hingga Biro Oganisasi dan Tata Laksana Kabupaten Poso.
Selain itu, RSCM Jakarta, PT Sarana Multigriya Finansial, Bank NTT, PT SIER, PT Kawasan Industri Wijayakusuma Semarang, PT Moda Integrasi Tansportasi Jabodetabek, dan PT Rajawali Nusindo juga menggunakannya.
Di sektor pendidikan, Universitas Hasanuddin Makassar, UKI Jakarta, IAIN Ambon, Universitas Nusa Cendana NTT juga menggunakan.
Aplikasi e office ini dapat diperoleh hanya dengan berlangganan saja. Tanpa perlu menyediakan server atau orang khusus untuk mengelolanya. Sangat mudah dan murah, cocok untuk daerah terpencil dan terluar di Indonesia.
Demikian penjelasan mengenai kendala yang sering dialami oleh pemerintah daerah dengan kondisi geografis yang jauh dan medan yang berat. Jika Anda butuh konsultasi lebih lanjut mengenai aplikasi e office, dapat klik tombol WhatsApp yang ada di pojok kanan bawah halaman. Terima kasih.
