integrasolusi.com – Sekolah sebagai sebuah instansi memerlukan surat-menyurat dalam menyampaikan informasi secara internal maupun eksternal. Dokumen persuratan itu dapat berupa surat pemberitahuan orang tua murid, undangan resmi, hingga laporan.
Setelah informasi tersampaikan, dokumen tersebut tentu perlu diarsipkan. Namun, hingga kini pengelolaan arsip surat sekolah secara manual masih jamak dilakukan. Bahkan, menangani tumpukan kertas menggunung sudah jadi santapan sehari-hari pegawai tata usaha sekolah.
Adakah sistem pengarsipan surat di sekolah yang lebih efektif dan efisien dibandingkan cara konvensional?
Isi Artikel
Kendala Proses Pengarsipan Surat Keluar Masuk di Sekolah
Pertama, mari pahami lebih dahulu apa saja kendala dalam mengelola arsip surat keluar masuk di sekolah secara manual. Dengan begitu kita bisa mengidentifikasi masalah sesungguhnya dan mencari solusi terbaik.
Ketika arsip surat sekolah dikelola dengan sistem pengarsipan manual, beberapa kendala yang dihadapi antara lain:
- Surat dicatat sesuai tanggal masuk dan keluar, tetapi hanya disimpan dalam map di laci arsip atau malah ditumpuk begitu saja di meja.
- Sulit mengakses dokumen ketika dibutuhkan karena surat dibiarkan menumpuk hingga tercecer atau hilang.
- Menunda tindak lanjut surat masuk atau keluar sehingga informasi yang tertera pada surat tidak lagi akurat.
- Panjangnya alur disposisi surat, mulai dari pihak yayasan atau dinas pendidikan sampai tersampaikan kepada pihak terkait.
Maka, sistem pengarsipan surat di sekolah harus dibenahi agar kendala tersebut tidak terus terjadi. Sebab jika dibiarkan bukan cuma mengganggu kinerja pegawai tata usaha saja, tetapi juga kinerja seluruh guru dan kepala sekolah.
Solusi Efektif Pengarsipan dengan Aplikasi E Office
Era digital membawa banyak perubahan bagi operasional semua instansi, termasuk sekolah. Sama seperti instansi lain, pengelolaan arsip surat keluar masuk di sekolah harus dilakukan dengan efektif dan efisien demi menunjang produktivitas kerja.
Solusi tepat untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengarsipan surat di sekolah adalah dengan memakai aplikasi manajemen arsip sepert aplikasi E Office. Aplikasi ini akan mempermudah sekolah mengelola, mengakses, dan memelihara dokumen dengan rapi.
Aplikasi integraOffice dari PT Integra Teknologi Solusi hadir sebagai pilihan terbaik dalam mengelola arsip surat sekolah. Dengan integraOffice, dokumen penting bisa disimpan, dikelompokkan, segera ditindaklanjuti, dan dikelola secara efektif. Tertarik mencoba layanan aplikasi E Office ini?
Kontak tim kami di sini dan bersiaplah menikmati deretan langkah solutif dalam mengelola arsip surat keluar masuk sekolah.
