integrasolusi.com – Struktur organisasi dalam perusahaan memainkan peranan penting dalam mengenali alur dokumen berjenjang. Anda pun bisa mempelajari apa saja macam-macam dokumen yang membutuhkan persetujuan dari atasan sebelum diproses lebih lanjut.
Lalu, apa yang dimaksud dengan alur dokumen berjenjang? Apa saja jenis dokumen yang harus mendapat persetujuan atasan?
Isi Artikel
Memahami Alur Dokumen Berjenjang
Alur dokumen berjenjang adalah proses ketika dokumen melewati serangkaian tahap persetujuan dari atasan berbeda sebelum diproses lebih lanjut. Masing-masing atasan bertanggung jawab memeriksa, meneliti, mengevaluasi, dan menyetujui dokumen agar dapat ditindaklanjuti.
Alur dokumen berjenjang membantu Anda memastikan suatu dokumen sudah melalui pemeriksaan dan validasi yang sesuai. Maka, pihak terkait bisa mengambil keputusan atau tindakan berdasarkan dokumen yang telah disetujui tersebut.
Itu sebabnya validasi dokumen menjadi titik krusial dalam alur dokumen berjenjang. Merujuk pada proses memverifikasi kebenaran dan keabsahan dokumen, validasi dokumen akan memeriksa secara menyeluruh semua bagian dokumen.
Mulai dari apakah telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan, hingga kebenaran informasi yang tertera di dalamnya. Proses ini bisa membantu Anda terhindar dari kesalahan yang tidak perlu maupun kebocoran informasi penting perusahaan. Selain itu, validasi dokumen juga bisa menjaga integritas dokumen dan mengurangi risiko hukum di kemudian hari.
Baca juga: Aplikasi Tanda Tangan Anti Palsu untuk Proses Persetujuan Tanda Tangan Berjenjang
Macam-macam Dokumen yang Membutuhkan Persetujuan dari Atasan
Lantas, apa saja macam-macam dokumen yang membutuhkan persetujuan atasan?
1. Surat Perintah Tugas
Dokumen penting saat karyawan ditugaskan untuk tugas khusus atau perjalanan dinas. Termasuk komponen yang harus disetujui antara lain kebutuhan serta anggaran perjalanan sesuai dengan jabatan penerima tugas.
2. Permohonan cuti
Ketika karyawan ingin mengambil cuti, atasan harus mengetahui dan menyetujui permohonan cuti tersebut. Hal ini diperlukan agar aktivitas operasional perusahaan tidak terganggu. Selain itu, jadwal atau tugas karyawan yang cuti bisa dialihkan sementara ke karyawan lain.
3. Permintaan pembelian
Jika karyawan harus membeli barang atau jasa untuk menunjang operasional perusahaan, atasan pun harus memberi persetujuan. Adanya persetujuan menunjukkan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan perusahaan serta kesesuaian dengan dana yang dianggarkan.
4. Surat pengunduran diri
Surat pengunduran diri karyawan baru bisa diproses bagian SDM jika sudah memperoleh persetujuan dari atasan. Jadi, atasan pun bisa segera mengkoordinasikan pergantian posisi maupun tugas, atau mengatur proses rekrutmen baru untuk mengisi posisi kosong.
Baca juga: A-TTAP, Solusi untuk Permudah Dokumen Flow yang Butuh Persetujuan Berjenjang
Itu baru sebagian dari macam-macam dokumen yang membutuhkan persetujuan dari atasan. Dengan memahami alur dokumen berjenjang, Anda bisa mengetahui siapa saja yang bertanggung jawab melakukan validasi dokumen pada surat-surat tersebut.
Aplikasi persuratan inOffice dari PT Integra Teknologi Solusi mampu meringankan tugas Anda dalam mengelola persuratan perusahaan. Tentu ini termasuk saat meminta persetujuan atasan sesegera mungkin meski atasan sedang di luar kantor.
Silakan hubungi kami untuk berkonsultasi lebih lanjut tentang kebutuhan aplikasi persuratan di kantor Anda.
