integrasolusi.com – Surat merupakan alat komunikasi yang masih banyak digunakan sampai sekarang. Bagi sebuah lembaga, instansi, organisasi maupun perusahaan, adanya pencatatan surat memungkinkan proses pendataan yang detail terkait surat masuk, surat keluar, nomor surat hingga surat yang diarsipkan. Pencatatan surat memastikan semua surat terdata sehingga bisa ditemukan lagi dengan mudah jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Isi Artikel
Sistem Pencatatan Surat Manual
Source: docplayer.info
Sistem pencatatan surat manual dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Buku ini berisi catatan masuk. Buku agenda dalam pencatatan surat ada 3 jenis, yakni agenda tunggal (berisi data surat masuk, surat keluar, dan nomor surat secara berurutan pada 1 buku), agenda berpasangan (terdiri dari dua halaman, halaman kiri mencatat surat keluar dan halaman kanan berisi data surat masuk dengan nomor masing-masing).
Selanjutnya, ada buku agenda kembar, yakni dua buku yang masing-masing digunakan untuk mencatat surat masuk saja atau surat keluar saja. Selanjutnya, surat-surat fisik yang masuk disimpan di dalam map dan disusun di rak atau laci penyimpanan.
Pencatatan Surat Lebih Mudah dengan Sistem Digital
Digitalisasi membawa banyak kemudahan pada kita, salah satunya lewat kehadiran aplikasi persuratan online. Dengan aplikasi ini, Anda bisa terhindar dari berbagai kerepotan termasuk mendata surat masuk, surat keluar serta memberi nomor surat secara manual.
Tidak hanya itu, pencatatan sistem digital ini lebih aman sebab data disimpan di dalam cloud. Berbeda dengan buku agenda yang bisa hilang atau rusak. Karena tidak membutuhkan kertas (paperless), biayanya juga akan jadi lebih hemat.
Ada berbagai keuntungan yang bisa Anda peroleh dengan menggunakan sistem persuratan dan pencatatan surat digital, antara lain:
- Pengarsipan dokumen (surat dan berkas penting) secara elektronik membuat kantor lebih tertata rapi karena tidak butuh rak atau laci penyimpanan khusus
- Menghemat anggaran. Karena Anda tidak butuh kertas dan rak penyimpanan, ini akan menghemat pengeluaran perusahaan
- Disposisi kapan saja di mana saja. Jika dulu Anda harus menemui pimpinan untuk meminta disposisi, sekarang semua bisa dilakukan secara online. Jarak dan waktu bukan lagi masalah
- Proses pencarian surat bisa lebih cepat. Menemukan surat penting di ruang arsip, rak atau laci akan memakan waktu yang lama. Dengan sistem digital, Anda bisa menemukannya dalam hitungan detik
- Hemat waktu. Berdasarkan survei YouGov, para direktur dan manajer mengaku dapat menghemat waktu sampai 30% saat menggunakan sistem persuratan online.
inOffice Persuratan dari PT Integra Teknologi Solusi hadir sebagai jawaban akan kebutuhan persuratan dan pencatatan surat digital. Temukan segala kemudahan di atas dengan menghubungi kami.
