integrasolusi.com – Untuk membuat sebuah perusahaan dapat berjalan secara efisien, perlu ada pengelolaan dokumen secara tepat. Pengelolaan yang tidak efisien bisa berimplikasi pada mundurnya waktu dan membuat pekerjaan tertunda. Karena itu, pengelolaan dokumen proses berjenjang wajib dilakukan untuk meminimalkan terjadinya kesalahan.
Isi Artikel
Pentingnya Pengelolaan Dokumen Secara Berjenjang
Hingga saat ini, masih banyak perusahaan yang mengesampingkan proses dokumentasi dokumen secara berjenjang. Hal ini umumnya dijumpai pada bisnis yang baru dirintis. Dengan jumlah terbatas anggota staf terbatas, maka proses verifikasi dokumen hanya dilakukan oleh satu orang saja. Akibatnya, bila terjadi kesalahan, seluruh proses dapat diulang dari awal.
Pemimpin bisnis mungkin tidak menyadari bahwa pengelolaan dokumen proses berjenjang bisa meningkatkan efisiensi pekerjaan dan memperbaiki layanan kepada konsumen. Jika tempat lain menawarkan layanan yang lebih baik, maka ada risiko kerugian untuk bisnis Anda. Manfaat pengelolaan dokumen berjenjang bisa dipetik dalam jangka panjang. Terlebih Sistem manajemen dokumen berbasis ISO juga menerapkan proses ini. Jadi sangat penting dibudidayakan sejak perusahaan mulai dibentuk.
Tujuan dari pemeriksaan dokumen secara berjenjang yakni meningkatkan kinerja bisnis dan ketangkasan operasional seluruh staf. Selama proses pemeriksaan, setiap karyawan yang terlibat bisa belajar dari kesalahan dan keberhasilan untuk menyempurnakan proses pengelolaan di kemudian hari.
Baca juga: Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Manfaat Pengelolaan Dokumen Secara Berjenjang
Terlepas dari ukuran perusahaan, proses pengelolaan dokumen secara berjenjang penting untuk dijalankan. Berikut beberapa manfaat yang bisa dirasakan.
- Konsistensi
Karena pemeriksaan dilakukan berulang, maka kesalahan pun bisa dikurangi.
- Kurangi biaya operasional
Saat pemeriksaan berjenjang dilakukan, proses-proses dokumentasi yang tidak efisien bisa diketahui dan diperbaiki.
- Mitigasi risiko
Pemeriksaan dokumen secara berjenjang bisa mengurangi risiko ketidakpatuhan peraturan standar yang bisa merugikan.
- Tingkatkan keterlibatan karyawan
Saat karyawan melakukan proses dokumentasi dari sebuah dokumen, mereka akan belajar mengatasi masalah yang dihadapi. Lama kelamaan rasa memiliki mulai tumbuh dan mereka akan bertanggungjawab pada dokumen terkait.
- Sudah ada standar proses
Standarisasi mengenai proses pemeriksaan dokumen sudah ada. Ini sangat berguna jika Anda harus menghadapi ketidakhadiran karyawan secara tiba-tiba.
Baca juga: Menyimpan Dokumen Kantor, Lebih Praktis dengan DMS (Document Management System)
Untuk membantu Anda menerapkan sistem manajemen dokumen berbasis ISO, maka sangat penting melakukan pemeriksaan dokumen secara berjenjang. Temukan aplikasi yang bisa mempermudah pekerjaan di perusahaan Anda seperti menggunakan Aplikasi Manajemen Dokumen yang sudah mendukung penerapan ISO.
