integrasolusi.com – Aktivitas surat-menyurat alias korespondensi adalah aktivitas dasar setiap bisnis maupun instansi. Di zaman sekarang, sistem informasi surat pun jadi kebutuhan untuk mendukung korespondensi yang lebih tertata dan terkelola dengan baik.
Isi Artikel
Apa Itu Sistem Informasi Surat?
Sistem informasi surat adalah sebuah layanan pengelolaan surat-menyurat berbasis digital. Bentuknya dapat berupa aplikasi yang Anda instal di laptop atau kantor maupun web dashboard. Adapun jika menggunakan bentuk web dashboard, Anda hanya perlu mengakses ke situs web penyedia layanan tersebut.
Lantas, tugas dan fungsi apa saja yang bisa dilakukan oleh layanan ini? Berikut adalah beberapa di antaranya.
- Pembuatan surat
- Pencatatan surat masuk
- Pencatatan surat keluar
- Disposisi
Beberapa penyedia layanan sistem surat juga melengkapi dengan beberapa fitur tambahan seperti penyimpanan digital, penomoran otomatis, hingga pelacakan progress dan posisi surat.
Mengapa Sistem Surat Penting Diterapkan?
Di tengah tugas-tugas yang terus mengantre dan bertambah, efisiensi jadi salah satu kunci penting agar bisnis maupun instansi dapat melakukan operasionalnya dengan optimal. Faktanya, cara-cara lama manual menjadi penyebab sering terbengkalai atau terlambatnya pemenuhan sebuah tugas.
Dalam sistem korespondensi juga demikian. Anda pasti tidak asing dengan surat tugas atau semacamnya yang tak kunjung terbit karena masih menunggu disposisi dari beberapa pihak—yang seringnya “terlewatkan” oleh pihak-pihak tertentu. Di sisi lain, Anda perlu segera memperoleh surat tersebut agar dapat mengeksekusi tugas yang diberikan.
Sementara itu, adanya sistem informasi persuratan akan mempercepat tugas-tugas korespondensi. Dengan demikian, Anda dan karyawan lainnya dapat mengalokasikan waktu dan tenaga lebih banyak untuk tugas-tugas yang lebih strategis. Pada akhirnya, bisnis dan instansi pun dapat mencapai tujuan dan target lain yang sudah ditetapkan dengan lebih cepat dan nyaman.
Apa Saja Manfaat Sistem Informasi Persuratan?
Selain kinerja karyawan yang lebih cepat, sistem informasi juga menawarkan beberapa keunggulan lainnya. Berikut selengkapnya.
- Mempercepat proses pembuatan dan distribusi surat
- Mengurangi bujet untuk kebutuhan korespondensi manual
- Meminimalkan terjadinya human error
- Meningkatkan transparansi
- Membantu penyimpanan yang lebih tertata dan pencarian berkas lebih mudah
Tentunya, Anda perlu selektif dan jeli dalam memilih produk dan penyedia layanan sistem informasi surat. Namun tak perlu khawatir, sistem integraOffice telah terbukti kualitas produk maupun after sales yang diberikan. Hubungi tim kami untuk informasi selengkapnya sesuai kebutuhan Anda.
