Apakah instansi kamu pernah mengalami masalah seperti susah mencari dokumen? Atau apakah kamu pernah tidak bisa melacak perubahan dokumen? Bahkan kamu khawatir akan keamanan dokumen yang instansi kamu simpan?

Kini kamu tidak perlu khawatir karena integraOffice DMS (Document Management System) memberikan solusi untuk masalah dokumen kamu. Dengan menggunakan integraOffice DMS kamu dapat lebih mudah dan cepat saat mencari dokumen. Kamu juga bisa mengetahui kapan waktu untuk mengevaluasi sebuah dokumen. Selain itu, kamu juga  bisa mengatur hak penggunaan dokumen serta menjaga keaslian dokumen. 

 

Apa itu integraOffice DMS?

Sebelum membahas lebih jauh mengenai manfaat dari dokumen manajemen sistem ini, yuk kita bahas lebih dulu Apa itu integraOffice DMS (Document Management System).

IntegraOffice DMS adalah software berbasis cloud yang digunakan untuk memanajemen dokumen. IntegraOffice DMS dapat digunakan untuk menerima, melacak, mengelola dan menyimpan dokumen serta dapat mengurangi penggunaan kertas karena penggunaan sistem online. IntegraOffice DMS juga  mampu menyimpan catatan berbagai versi yang dibuat dan modifikasi yang dilakukan oleh pengguna yang berbeda. 

IntegraOffice DMS (Document Management System) dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi yang hadir sebagai solusi tepat bagi organisasi yang suka dengan kemudahan dalam mengelola dokumen secara digital. Keunggulan dari integraOffice DMS pun tidak dapat diragukan lagi. Banyak dari instansi yang telah menggunakan sistem ini untuk mengatur dokumen instansi mereka. 

 

Kemudahan yang Ditawarkan integraOffice DMS

IntegraOffice DMS menawarakan banyak kemudahan untuk para pelanggannya. Di antaranya: 

  • Dokumen dapat dikelompokkan sesuai kebutuhan
  • Informasi detail terkait dokumen
  • Adanya jaminan keaslian dokumen (watermark)
  • Adanya fasilitas bundling dokumen yang bertujuan untuk memastikan kelengkapan dokumen
  • Adanya pembatasan hak akses dokumen
  • Terdapat riwayat perubahan dokumen 
  • Data dokumen tersimpan di cloud-storage sehingga dokumen bisa diakses di mana pun dan kapan pun
  • Dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada 
  • Kustomisasi sistem sesuai dengan kebijakan instansi

 

Perbandingan DMS Konvensional dengan integraOffice DMS

  1. DMS konvensional dapat mengakibatkan kertas menumpuk, sedangkan pada integraOffice DMS dokumen tersimpan dalam file digital. 
  2. Jika menggunakan DMS konvensional maka pencarian dokumen akan melelahkan,  sedangkan dengan integraOffice DMS dokumen digital lebih mudah untuk dicari. 
  3. Jika menggunakan DMS konvensional, kamu cenderung sulit untuk melacak perubahan dokumen, sedangkan jika menggunakan integraOffice DMS perubahan dokumen sudah ada historinya. 
  4. Menggunakan DMS konvensional akan sulit mengatur versi dokumen, sedangkan dengan integraOffice DMS versi dokumen tersimpan dan dapat diakses lagi dengan mudah. 
  5. Jika menggunakan DMS konvensional kamu akan sulit menjaga otentikasi dokumen, sedangkan pada integraOffice DMS terdapat fitur untuk otentikasi sebuah dokumen.
  6. Jika menggunakan DMS konvensional kamu akan sulit untuk mengatur hak mengakses dokumen, sedangkan pada integraOffice DMS terdapat hak untuk mengakses dokumen yang dapat diatur. 

 

Keunggulan integraOffice DMS

Terdapat banyak keunggulan yang dimiliki oleh integraOffice DMS. Yaitu integraOffice DMS dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada, integraOffice DMS memiliki notifikasi dokumen yang harus diperbarui, terdapat fasilitas bundling dokumen yang bertujuan untuk memastikan kelengkapan dokumen, dan terdapat kustomisasi sistem yang sesuai dengan kebijakan instansi.  Fitur yang paling diunggulkan oleh integraOffice DMS adalah Watermark Document, hal ini sebagai antisipasi pencegahan dari penyalahgunaan dokumen. 

IntegraOffice DMS telah dipercaya oleh berbagai instansi seperti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Ristekdikti, RSCM, Semen Indonesia, dan masih banyak lagi. Bagaimana tertarik bukan dengan integraOffice Document Management System? Dengan begitu banyaknya manfaat yang diberikan, kamu akan mendapatkan kemudahan dalam mengurus dokumen loh! Yuk segera hubungi kami disini ya.