integrasolusi.com – Hingga saat ini, buku agenda fisik masih menjadi alat yang digunakan untuk mendata surat yang masuk maupun keluar dari sebuah organisasi/perusahaan. Tujuan pencatatan dengan buku agenda ini adalah untuk memudahkan proses penomoran serta pengarsipan surat. Seiring kemajuan teknologi, pengelolaan agenda secara elektronik menjadi tren yang menggantikan buku agenda fisik.
Mungkin Anda masih awam dengan sistem buku agenda elektronik ini. Karenanya, wajar jika Anda masih belum menggunakan pengelolaan agenda secara elektronik ini di organisasi/perusahaan Anda. Yuk, cari tahu apa definisi dan kelebihan sistem pendataan surat menyurat elektronik ini di penjelasan berikut.
Isi Artikel
Apa Itu Pengelolaan Agenda Secara Elektronik?
Sistem pengelolaan agenda secara elektronik, atau yang sering juga disebut sebagai sistem buku agenda elektronik merupakan suatu sistem pengelolaan surat menyurat yang tidak lagi menggunakan buku fisik—melainkan sebuah aplikasi buku agenda persuratan.
Dengan adanya sistem pengelolaan agenda secara elektronik ini, Anda bisa mengelola kegiatan persuratan di suatu instansi sehingga bisa menjadi lebih praktis, cepat, mudah, dan minim kesalahan.
Aplikasi buku agenda persuratan merupakan aplikasi yang bisa digunakan untuk mengontrol surat masuk, surat keluar, disposisi surat, serta mengetahui progres surat perusahaan. Karena sudah bersifat digital, masuk-keluarnya surat tidak perlu lagi dikelola dengan cara manual konvensional.
Kelebihan Sistem Buku Agenda Elektronik
Apa saja kelebihan melakukan pengelolaan agenda secara elektronik? Menggunakan sistem buku agenda elektronik dapat memberikan banyak manfaat bagi Anda. Beberapa manfaat yang dimaksud adalah sebagai berikut.
- Anda bisa mengetahui detail surat masuk, surat keluar, dan progres surat dengan mudah.
- Kesalahan akibat pencatatan nomor dan tujuan surat bisa diminimalkan.
- Penomoran surat dapat dibuat secara otomatis.
- Ketika ingin melakukan pencarian surat tertentu, Anda bisa melakukannya dengan lebih mudah.
- Surat juga mudah diketahui statusnya secara real-time. Anda hanya perlu membuka smartphone atau laptop. Melalui aplikasi, Anda bisa tahu bagaimana progres surat dan disposisinya.
Nah, itulah penjelasan mengenai apa itu pengelolaan agenda secara elektronik. Sebagai simpulan, sistem buku agenda elektronik ini merupakan sebuah terobosan teknologi yang menjadi ‘versi digital’ dari buku agenda persuratan fisik.
Dengan adanya sistem buku agenda elektronik, Anda dapat melakukan pencatatan surat dengan lebih mudah. Melacak status surat masuk, surat keluar, serta disposisi surat pun bisa dilakukan dengan mudah cukup dengan mengecek aplikasi.
