E-Surat – Pandemi membuat berbagai sistem di kantor baik perusahaan maupun organisasi mengalami perubahan. Untuk bisa beradaptasi dengan dunia digital, manajemen persuratan juga mengalami pembaruan dengan hadirnya e-surat atau persuratan online.
E-surat sendiri merupakan sistem persuratan online yang hadir dalam bentuk aplikasi atau software. Sistem ini telah banyak di pakai di kantor-kantor baik instansi pemerintah hingga swasta. Keberadaannya membuat proses manajemen persuratan mulai dari catatan surat masuk, keluar hingga arsip surat berjalan dengan sistem digital yang lebih mudah.
Isi Artikel
Macam-macam Jenis Surat
Source: unsplash.com
Dalam aktivitas yang berhubungan dengan perusahaan maupun kedinasan, ada berbagai jenis surat yang diterima maupun dikirimkan. Berdasarkan wujudnya, ada surat bersampul (surat yang dikirimkan dalam amplop tertutup), kartu pos, telegram, surat tanda bukti hingga memorandum dan nota. Kebanyakan surat-surat ini masih dikirim dalam bentuk fisik dengan menggunakan kertas.
Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak perusahaan yang juga menggunakan email. Namun karena sistemnya masih bersifat umum, monitoring surat kadang belum berjalan optimal. Untuk memudahkan perusahaan dalam mengatur manajemen persuratan, e-surat menjadi solusi yang andal. Lewat e-surat berbagai hal seperti penomoran surat, pencatatan surat masuk, pengarsipan digital hingga laporan persuratan bisa dibuat dengan lebih mudah.
Urgensi Menggunakan E-Surat
Source: unsplash.com
Dalam sistem persuratan konvensional, berbagai masalah kerap terjadi. Karena masih menggunakan surat fisik yang dicetak dengan kertas, staf bisa saja melakukan berbagai kesalahan seperti kesalahan penomoran hingga penyimpanan. Tata kelola persuratan yang buruk tidak hanya akan menyulitkan Anda menemukan surat-surat yang dibutuhkan namun berpotensi menimbulkan kerugian. Terlebih jika ada surat penting yang rusak dan hilang.
Adanya aplikasi persuratan online akan memudahkan organisasi, perusahaan maupun instansi pemerintah untuk mengatasi berbagai masalah persuratan tersebut. Dengan begitu proses monitoring dapat dilakukan dengan lebih efisien dan cepat lewat sistem yang modern.
E-Surat integraOffice Persuratan untuk Memudahkan Manajemen Surat Anda
Untuk menunjang sistem persuratan dan disposisi yang lebih cepat, mudah dan efisien, integraOffice dari PT Integra Teknologi Solusi siap menjadi mitra Anda dalam manajemen persuratan online. Kami akan membantu Anda mengefisienkan waktu dan kertas dengan menggunakan teknologi terkini yang ramah di kantong. Jangan tunggu lagi, hubungi kami sekarang juga di sini!
