integrasolusi.com– Hai Sobat Office ! Sudah ada yang tahu belum tentang apa itu yang namanya Knowledge Management System (KMS)? Nah buat kamu yang belum tahu, jangan khawatir, karena kamu sudah baca artikel yang tepat. Kali ini admin akan mengupas sedikit tentang apa itu KMS dan cara menerapkannya. And without further ado, let’s check it out!
Jadi KMS adalah sebuah tools atau aplikasi yang berbasis digital yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk membantu mengatur dan mengelola dokumentasi berupa pengetahuan atau knowledge, pertanyaan dan informasi umum yang biasanya dimiliki oleh masing-masing anggota di dalam sebuah perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi ini, tentu akan memberikan dampak positif bagi perusahaan, khususnya di saat pandemi global yang terjadi sekarang ini (Pandemi COVID-19), KMS memungkinkan kamu untuk mengakses dokumentasi pengetahuan tersebut di manapun dan kapanpun. Mulai dari informasi dan pengetahuan umum sampai dengan pengetahuan dan skill khusus yang dimiliki oleh masing-masing karyawan dalam perusahaan, yang dapat kamu akses dengan mudah dengan menggunakan teknologi Knowlegde Management System (KMS). Karena kecanggihan inilah, KMS menjadi tools yang sangat berharga dan cocok digunakan untuk perusahaan ataupun instansi yang ingin berkembang jauh lebih baik lagi!
Lalu apakah PT Integra Teknologi Solusi juga menyediakan tools sehebat itu? Tentu saja, kami memiliki berbagai produk andalan yang mampu mengimbangi dan bersaing dengan berbagai teknologi yang sudah ada saat ini. Kami menyebutnya sebagai “IntegraOffice KMS (Knowledge Management System)”, aplikasi IntegraOffice KMS ini sendiri dikembangkan oleh tenaga ahli terbaik di bidangnya, aplikasi integraOffice KMS akan memberikan pengalaman manajemen pengetahuan terbaik yang pernah ada! Nah, sebelum admin menjelaskan bagaimana proses penerapan dari KMS ini, mari kita simak beberpa manfaat yang bisa kamu dapatkan saat mennggunakannya:
- Mudahnya pencarian informasi dan pengetahuan dengan cepat dan praktis
- Dapat menjadi wadah yang baik dalam berkoordinasi ataupun berkolaborasi antar anggota organisasi
- Broadcast informasi penting bisa dilakukan secara cepat dan luas tanpa hambatan
- Sebagai wadah penggunaan problem solving dari pengalaman yang serupa yang pernah terjadi
- Meningkatkan ilmu dan skill anggota organisasi
- Menciptakan tenaga kerja yang lebih informatif dan produktif.
- Tersedianya informasi dan pengetahuan yang terdigitalisasi dengan baik, juga mampu membantu perusahaan, untuk mengambil sebuah keputusan yang lebih bijak.
- Tidak kalah pentingnya bagi perusahaan, adalah berbagai macam pengetahuan dan skill yang dimiliki oleh setiap individu dalam perusahaan dapat tersimpan dan terjaga dengan baik. Meskipun individu tersebut sudah tidak berada di perusahaan (misal , pensiun, pindah unit, dll)
Dengan begitu banyak manfaat yang didapatkan, rupanya dalam banyak kasus tidak berbanding lurus dengan keberhasilan dalam menerapkannya. Mengapa bisa terjadi demikian ? Hal ini tentu disebabkan oleh banyak faktor, yang salah satunya adalah enggannya seorang individu untuk menginformasikan pembelajaran dari setiap aktivitas yang mereka lakukan pada aplikasi KMS.
Maka ini yang harus kamu perhatikan dalam menerapkan KMS:
1.Bangun Infrastruktur Dengan Teknologi yang Tepat
Teknologi yang tepat maksudnya di sini adalah teknologi yang bisa menyesuaikan kegiatan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Seperti teknologi aplikasi IntegraOffice KMS yang bisa kamu kustomisasi sesuai dengan kebutuhan di organisasi atau perusahanmu.
2.Pastikan Sesuai Dengan Konsep atau Visi Perusahaan
Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anggota perusahaan tidak mempunyai konsep atau visi yang sejalan dengan tujuan perusahaan. Anggota yang memiliki konsep yang sejalan maka dipastikan mampu bersosialisasi dengan baik, bertindak dengan cepat, memiliki keahlian, ilmu dan juga pengalaman yang baik.
3.Jangan Lupa untuk Ciptakan Standar yang Tinggi
Dalam penerapan KMS, kamu juga dituntut untuk menciptakan standar yang tinggi terhadap kualitas dalam penggunaan teknologi yang tersedia (IntegraOffice KMS). Pastikan untuk hanya menginformasikan pengetahuan dan skill yang berguna dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4.Dibutuhkan Sumber Daya yang Berkompeten
Dalam menerapkan KMS diperlukan juga SDM yang berkompeten, karena individu-individu ini berperan penting dalam membagikan sebuah pengetahuan (knowledge). Dalam membagikan sebuah pengetahuan tentunya diperlukan juga keahlian khusus demi kelancaran proses dalam penerapannya. Aplikasi IntergraOffice KMS di sini berperan dengan baik dalam mendukung terciptanya suatu sistem manajemen pengetahuan secara optimal.
5. Berikan Gamification Dan Reward
Poin 5 ini tidak kalah penting ya Sobat Office ! karena dengan sedikit gamification dan reward bisa memberikan motivasi tersendiri bagi tiap-tiap individu dalam perusahaan, agar mau secara aktif berkontribusi dan berpartisipasi dalam menuangkan informasi pengetahuan dan skill yang mereka miliki ke dalam aplikasi Knowledge Management System (KMS). Misal dengan pemberian badge pada setiap informasi pengetahuan yang diberikan, semakin banyak badge yang didapat, semakin besar pula peluang untuk mendapatkan reward dari perusahaan.
Dari ulasan di atas, maka admin bisa menyimpulkan Aplikasi KMS dapat memberikan manfaat yang besar dalam hal peningkatan performa suatu perusahaan. Dengan adanya sistem IntegraOffice KMS perusahaan dapat meningkatkan kompetensinya di antara perusahaan-perusahaan kompetitor yang ada.
Nah itu dulu ya yang dapat admin sampaikan !
Ingin lebih detail tentang informasi IntegraOffice KMS? Atau ingin tahu produk dan layanan dari IntegraOffice lainnya?
Langsung Kontak Kami Ya ! Tim kami akan siap sedia membantu Sobat Office semua
Terima kasih dan selamat berakhir pekan Sobat Office! 😊
