integrasolusi.com – Istilah Knowledge Management System mungkin masih terasa asing bagi sebagian perusahaan, ya wajar saja karena konsep tentang pengelolaan pengetahuan (knowledge) ini masih berkutat sosialisasinya pada mata kuliah pada jurusan tertentu di Perguruan Tinggi. Padahal penerapannya dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan dalam menjaga kestabilan proses bisnis. Knowledge Management System sendiri merupakan metode yang dipakai suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan dan dipelajari kembali demi keberhasilan organisasi sebagai bagian dari proses mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya manajemen pengetahuan, harapannya seluruh individu dalam organisasi bisa menyerap dengan mudah pengetahuan dan wawasan yang ada.

Knowledge Management System sendiri idealnya memiliki beberapa siklus, mulai dari identifikasi, Pembuatan Pengetahuan, Menyimpan, Membagikan, dan Menggunakan, Pembelajaran, dan terakhir adalah improvisasi. Siklus ini sendiri sebenarnya juga memiliki banyak versi tergantung dari siapa penelitinya, dimana yang akan kami paparkan adalah menurut penelitian Max Evans dan Nathasa Ali dalam “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice”

  1. Identifikasi

Pada tahap ini melibatkan identifikasi dalam memunculkan aset pengetahuan, misalnya adalah dokumen fisik maupun elektronik suatu organisasi. Semua bukti baik yang eksplisit maupun implisit akan dicari tahu melalui analisis dan brainstorming bersama tim untuk menemukan potensi pengetahuan yang menjadi dasar utama.

 

  1. Pembuatan Pengetahuan

Permintaan pengetahuan ini dapat memicu data dan informasi yang diidentifikasi dalam tahapan sebelumnya dibuat menjadi pengetahuan baru.  Pembaharuan pengetahuan ini dibutuhkan untuk memenuhi sebagian kebutuhan pengetahuan yang tak terpenuhi sebelumnya. Pembuatan aset pengetahuan baru harus didasarkan prinsip dan panduan yang sama dengan menganalisis dan menilai pengetahuan sebagaimana diuraikan dalam tahap identifikasi.

 

  1. Menyimpan

Pada tahap ini semua pengetahuan yang sudah dibuat akan disimpan sebagai komponen aktif dalam organisasi. Di luar nilai intrinsiknya, aset pengetahuan harus disimpan dengan cara terstruktur yang memungkinkan pengetahuan untuk dimanipulasi, diambil, dan akhirnya dibagikan secara efisien oleh pihak internal organisasi secara bertanggung jawab.

 

  1. Membagikan/Sharing

Aset pengetahuan diambil dari memori organisasi untuk disebarluaskan dan dikomunikasikan. Berbagai bentuk pengetahuan dapat didorong melalui program pelatihan dan bimbingan dalam lingkungan pekerjaan. Perlu juga untuk diperhatikan memilih saluran pembagian pengetahuan karena berbagai saluran komunikasi baik langsung maupun tak langsung memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri. Semakin matang sebuah organisasi, semakin efisien media saluran komunikasinya dan semakin cepat waktu untuk berbagi pengetahuan.

 

  1. Menggunakan

Setelah pengetahuan dibagikan, aset pengetahuan dapat diaktifkan dan diterapkan di seluruh organisasi untuk memecahkan masalah, membuat keputusan, meningkatkan efisiensi, atau mempromosikan pemikiran inovatif. Intervensi atau bantuan dari seorang ahli mungkin diperlukan untuk menerapkan pengetahuan dengan benar dan efisien.

 

  1. Pembelajaran

Aset pengetahuan yang telah dibagikan dan digunakan dalam fase sebelumnya juga dapat digunakan sebagai dasar untuk menciptakan aset pengetahuan yang baru dan menyempurnakan. Penggunaan pengetahuan, khususnya dalam situasi memberikan pemahaman kontekstual menyebabkan karyawan mendapatkan pengalaman berharga karena mereka menafsirkan dampak pengetahuan pada lingkungan kerja.

 

  1. Improvisasi

Pembelajaran pada fase sebelumnya akan menunjukkan pengetahuan yang mengarah pada penyempurnaan lebih lanjut dari aset pengetahuan. Aset pengetahuan dikemas kembali untuk disimpan atau direferensikan sehingga nilainya dapat dimanfaatkan secara efektif di masa depan. Peningkatan ini adalah titik keputusan untuk aset pengetahuan untuk diarsipkan, tetap digunakan, atau ditransfer ke luar organisasi untuk digunakan lebih lanjut.

 

Demikian pembahasan mengenai Knowledge Management System, semoga dapat memperjelas dan menambah wawasan #SobatOffice tentang pentingnya memanajemen pengetahuan dan mengimplementasikannya pada organisasi/perusahaan.

 

Semoga bermanfaat

 

 

Sumber :