integrasolusi.com – Bagi bisnis, lembaga maupun instansi, menyimpan dan mengelola dokumen tidak bisa dilakukan sembarangan. Kesalahan pengelolaan bisa menyebabkan hilang atau rusaknya dokumen penting. Jika tidak diatur dengan baik, Anda akan mengalami kesulitan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan. Untungnya saat ini sudah ada macam-macam aplikasi penyimpan dokumen yang bisa kita manfaatkan.
Dokumen Manajemen Sistem (DMS) atau yang dalam bahasa Inggris disebut sebagai Document Management System merupakan solusi yang bisa mulai Anda terapkan untuk pengelolaan dokumen perusahaan Anda. Simak penjelasannya berikut ini!
Isi Artikel
Apa yang Dimaksud dengan Document Management System?
Secara singkat Dokumen Manajemen Sistem (DMS) adalah aplikasi atau perangkat lunak yang secara khusus dirancang untuk memudahkan proses penyelesaian tugas pada file-file termasuk pengorganisasian, pengamanan, pemindaian hingga perubahan ke dalam bentuk digital.
Setiap perusahaan atau lembaga pasti memiliki manajemen dokumen yang mencakup proses penangkapan, pengelolaan dan penyimpanan dokumen dalam kegiatan operasional hariannya. Selama ini, masih banyak perusahaan yang menggunakan cara manual yang memakan waktu. Karena itulah, dibutuhkan DMS yang mumpuni untuk membantu prosesnya agar lebih efisien.
Baca juga: Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Bagaimana Cara Kerja Document Management System?
DMS bisa digunakan untuk mengelola dokumen digital. Lalu, bagaimana dengan dokumen fisik seperti faktur? Anda perlu memindai atau melakukan scan terlebih dahulu. Selanjutnya, semua dokumen akan diinput ke dalam aplikasi atau software DMS yang digunakan. Dokumen juga akan diindeks sesuai kategori, nomor urut atau identitas lain yang relevan dengan kebutuhan Anda.
Semua dokumen akan disimpan di penyimpanan terpusat berbasis elektronik atau cloud storage. Ini akan membuat dokumen lebih aman dan tentu saja bisa diakses dari mana saja. Anda bisa menemukan dokumen yang Anda butuhkan dengan lebih mudah. Dengan begitu proses pencarian dokumen, penyimpanan maupun indexing tidak lagi memakan waktu seperti dulu.
Ingin mencoba mengimplementasikan DMS bagi bisnis dan instansi Anda? Anda bisa menyediakan DMS yang disediakan oleh inOffice. Bersama inOffice Document System, proses pengelolaan dokumen akan jadi lebih mudah dan praktis. Singkirkan segala kerumitan dalam mengelola dokumen lewat inOffice! Silakan hubungi kami.
