integrasolusi.com – Mendengar instansi kantor desa, terbayang deretan meja kerja yang dipenuhi tumpukan surat dan dokumen. Belum lagi lemari arsip berisi folder dokumen entah dari tahun berapa yang masih tersimpan.
Serapi-rapinya menyimpan dokumen di lemari arsip, tetap saja Anda butuh waktu dan tenaga saat harus mencari surat. Bukan tak mungkin Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam demi menemukan selembar surat yang diminta kepala desa.
Tidak ingin kantor desa tempat Anda bekerja berkutat dengan masalah sama dari tahun ke tahun? Aplikasi persuratan digital desa adalah jawaban cara mudah mencari surat. Lebih hemat waktu dan tenaga, begini cara kerja aplikasi e-Office Persuratan dalam pencarian surat desa.
Isi Artikel
Masalah Pencarian Surat pada Persuratan Manual
Mengelola persuratan secara manual terdengar mudah, tetapi jauh lebih sulit saat dilaksanakan. Faktanya, tidak semua orang piawai mengurus persuratan maupun pengarsipan. Butuh ketekunan dan kedisiplinan tinggi dalam mencatat, mengarsipkan, dan memelihara kearsipan dokumen.
Belum lagi kendala yang kerap dihadapi saat mencari surat, antara lain:
- Lupa mencatat surat masuk sesuai urutan
- Menumpuk surat-surat tanpa dikelompokkan sesuai tujuan atau perihal
- Surat terselip di antara tumpukan dokumen
- Surat rusak karena diletakkan begitu saja tanpa disimpan di tempat yang benar
- Tidak ada pengarsipan surat masuk dan keluar yang tercatat, siapa saja bisa mengakses surat secara bebas.
Rumit bukan jika Anda masih mengandalkan sistem persuratan manual? Maka, memakai aplikasi persuratan digital desa jelas solusi terbaik untuk mengatasi masalah pencarian surat desa.
Fitur Pencarian Cerdas Aplikasi Surat Desa
Menggunakan aplikasi persuratan digital jadi cara mudah mencari surat yang bisa diterapkan di kantor desa. Hal tersebut mungkin dilakukan berkat fitur pencarian cerdas pada aplikasi e-Office Persuratan.
Anda cukup memasukkan identitas surat yang dicari. Misalnya, dengan menyortir berdasarkan tanggal surat masuk, penerima atau pengirim, perihal, dan tentu saja nomor surat. Dengan begitu, pencarian surat desa tidak lagi menyita waktu dan tenaga.
Aplikasi e-Office Persuratan integraOffice menjawab kebutuhan kantor desa dalam membangun sistem persuratan digital yang efektif dan efisien. Aplikasi ini memiliki pengaturan mudah disesuaikan dengan kebutuhan kantor desa maupun aturan Tata Naskah Dinas yang berlaku.
Anda pun bisa membuat registrasi khusus untuk menentukan siapa saja yang dapat mengakses surat. Jadi, setiap surat dapat terlacak status terbarunya secara real time. Mulai dari disposisi, pembuatan draft, revisi, dan persetujuan surat, hingga pengarsipan. Mudah, praktis, dan semuanya tercatat!
Ingin kantor desa atau instansi Anda bisa mencari surat dengan mudah? Pakai inOffice Persuratan sebagai aplikasi persuratan desa digital , hubungi kami dengan klik tombol hijau di kanan bawah untuk berkonsultasi.
