Nota Dinas: Pengertian, Fungsi, dan Formatnya

2023-05-23T14:37:02+07:00 November 4th, 2022|Categories: Persuratan|Tags: |

Surat dinas atau nota dinas merupakan salah satu jenis surat yang sudah tidak asing lagi bagi Anda yang bekerja di perusahaan, lembaga atau instansi. Surat nota dinas sendiri merupakan surat yang sifatnya internal dan berisi komunikasi dinas baik dari atasan ke bawahan atau sebaliknya. Surat dinas biasanya dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan tugas, laporan atau permintaan dalam ruang lingkup instansi yang sama.

 

Fungsi Surat Nota Dinas

Pembuatan surat nota dinas dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai fungsi antara lain:

  • Dipakai untuk menyampaikan informasi baik itu instruksi atau perintah dari atasan kepada bawahan
  • Digunakan untuk menyampaikan pesan pengingat dalam instansi terkait yang menggunakannya karena surat nota dinas juga bisa dipakai sebagai arsip
  • Digunakan sebagai alat bukti pada nota karena di dalamnya bisa tertulis perjanjian
  • Digunakan sebagai pedoman atau petunjuk yang berhubungan dengan perintah atau sebuah instruksi untuk melakukan pekerjaan tertentu.

 

Format Nota Dinas

Pada dasarnya format nota dinas antar instansi bisa berbeda-beda. Namun hal yang perlu diperhatikan adalah penggunaan bahasa dan cara penulisan. Pembuat surat dinas harus bisa menuliskan surat dengan bahasa yang mudah dipahami oleh orang yang menerimanya. Berdasarkan formatnya, nota dinas terdiri dari:

  • Kepala nota dinas. Kepala nota dinas terdiri dari nama instansi, logo hingga alamat yang ditulis secara sistematis. Di bagian ini juga dituliskan tanggal, nomor surat, tujuan serta lampiran (jika ada)
  • Isi (batang tubuh) nota dinas. Isi dari nota dinas memiliki 3 bagian yakni pembuka, isi (berisi pendapat, pembahasan serta rekomendasi). Bagian pembahasan harus terdiri dari 3 poin utama mencakup data pertimbangan, kepatuhan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku serta konsekuensi yang mungkin muncul dari isi yang terkandung dalam surat. Bagian rekomendasi memuat mengenai usulan atau saran sebuah kegiatan sedangkan pendapat berisi pemikiran maupun tanggapan dari peristiwa yang terjadi
  • Penutup. Terdiri dari kalimat penutup yang jelas serta tanda tangan dan identitas pejabat yang berwenang.

 

Itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang nota dinas. Ingin membuat surat dinas dengan lebih praktis dan cepat? Manfaatkan fitur template surat dari integraOffice Persuratan. Cek informasi lengkapnya di sini!