integrasolusi.com – Dalam sebuah organisasi pasti akan selalu ada kegiatan yang berkaitan dengan surat-menyurat. Seiring berkembangnya teknologi informasi, kini surat-menyurat tidak lagi menggunakan cara konvensional. Dengan hadirnya e Surat, surat-menyurat dapat dilakukan dengan digital menggunakan aplikasi e Office berbasis web.
Nah, seperti apa alur proses pengiriman surat elektronik? Apa saja manfaat e Surat bagi organisasi? Yuk, kita simak berikut ini!
Isi Artikel
Langkah-langkah dalam Proses E Surat
Penulisan E Surat
Langkah pertama dalam proses e-Surat adalah mengidentifikasi jenis surat yang dibutuhkan sebab setiap surat memiliki format penulisan yang berbeda. Setelah menentukan jenis dan tujuan surat yang akan ditulis, kita dapat menuliskan e Surat dengan format yang sesuai.
Kita juga dapat melakukan kolaborasi tim untuk menulis, memeriksa, atau mengubah isi e-surat secara real-time sehingga lebih efisien dan menghemat waktu.
Penandatanganan Digital
Setelah menuliskan e-Surat sesuai tujuan dan format, ajukan e-Surat untuk ditanda tangani atau dikoreksi oleh pimpinan/atasan. Apabila e-Surat sudah disetujui, atasan akan membubuhkan tanda tangan digital pada e-surat sebagai tanda tangan yang sah.
Pengiriman Surat Elektronik
Setelah e-Surat disetujui oleh pimpinan tertinggi, surat akan diserahkan kembali kepada bagian administrasi atau tata usaha untuk diberikan nomor surat. Selanjutnya, departemen terkait melakukan pengiriman surat elektronik.
Penerimaan E Surat
Surat yang masuk ke organisasi akan diterima oleh bagian administrasi atau tata usaha. Kemudian, staff akan melakukan registrasi penerimaan surat ke dalam aplikasi e Surat / e-Surat untuk didistribusikan kepada penerima e-surat.
Penyimpanan dan Pengarsipan
Alur terakhir yaitu pengarsipan dan penyimpanan e-Surat. Surat yang masuk maupun surat yang keluar akan diarsipkan berdasarkan nama pengirim, nomor, tanggal dan dilakukan secara terorganisasi dan sistematis agar memudahkan akses pencarian surat.
Sistem penyimpanan e-Surat juga dapat diintegrasikan dengan sistem e Office sehingga pengelolaan dokumen dan surat dapat lebih terpusat dan efisien.
Manfaat E-Surat Bagi Organisasi
Manfaat aplikasi e-Surat salah satunya adalah digunakan untuk pengelolaan, mulai dari pengiriman surat elektronik hingga penyimpanan. Manfaat lainnya dari penggunaan aplikasi e Surat, yaitu:
- Dapat membantu organisasi dalam mematuhi peraturan dan kebijakan terkait surat-menyurat dengan cara berikut:
- Mengurangi penggunaan kertas untuk upaya keberlanjutan lingkungan.
- Melakukan perlindungan data pribadi dengan menerapkan langkah-langkah keamanan yang ketat.
- Melakukan audit kepatuhan dengan menerapkan audit trail yang lengkap dengan mencatat setiap timeline e Surat.
- Dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi dengan cara:
- Pengiriman yang cepat melalui jaringan internet sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat fisik melalui pos atau kurir.
- Mengurangi biaya untuk mencetak, penyimpanan, dan pengiriman surat fisik.
- Memudahkan untuk kolaborasi tim secara real-time.
Nah, demikian tadi merupakan alur proses pengiriman surat elektronik. Dengan mengadopsi e Surat, organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan teknologi untuk memenuhi kebutuhan surat-menyurat dengan lebih efisien.
