integrasolusi.com – Aktivitas surat menyurat dan pencarian surat menjadi salah satu aktivitas yang tak pernah sepi, baik itu di instansi sekolah, pemerintahan, hingga sektor swasta. Pasalnya, media komunikasi di dalam internal organisasi atau perusahaan hingga kini masih membutuhkan peran surat. 

Tak heran jika Anda sering melihat kertas surat dan disposisi yang menumpuk di meja para staf maupun atasan. Bahkan, dengan kecanggihan teknologi zaman sekarang pun belum mampu menghapus peran persuratan. Namun, jika dilakukan secara manual, aktivitas ini jadi kurang efektif bahkan berbelit.

3 Masalah Pencarian Surat dalam Persuratan Manual

Peran persuratan memang sangat penting, tetapi penggunaan metode persuratan yang masih konvensional justru akan mendatangkan permasalahan yang lebih kompleks. Berikut ini beberapa masalah yang bisa Anda hadapi jika masih menerapkan persuratan manual:

1. Sistem Pengarsipan Jadi Rumit

Permasalahan utama bagi organisasi atau perusahaan yang masih menggunakan persuratan manual adalah sistem pengarsipannya yang jadi rumit dan berbelit. Bagaimana tidak? Dengan banyaknya surat yang keluar dan masuk setiap harinya dengan berbagai kategori serta tujuan, sudah tentu memerlukan pengklasifikasian yang tepat. 

Jika tidak demikian, maka akan muncul ketidakefektifan dalam faktor ini, misalnya, terjadi human error akibat keteledoran para staf. Tentu Anda tidak ingin risiko ini menghantui Anda, bukan? Sebab, tidak hanya akan membuang-buang waktu dan tenaga, tapi juga akan menyulitkan dalam hal pencarian surat apabila sewaktu-waktu Anda membutuhkannya.

2. Sulitnya Monitoring Surat

Jika tracking surat membutuhkan waktu lama seperti yang dijelaskan dalam poin sebelumnya, monitoring surat secara langsung juga akan sulit untuk dilakukan. Anda akan kesulitan mengetahui apakah surat yang dikirim sudah sampai ke penerima dan dibaca atau belum. 

3. Kesulitan Menghemat Anggaran

Metode persuratan manual sudah pasti akan menghabiskan banyak kertas dan tinta jika setiap hari dipakai untuk keperluan surat-menyurat. Untuk menyediakan semua itu, Anda harus membuat anggaran khusus. Padahal, anggaran tersebut seharusnya bisa ditekan jika Anda menggunakan aplikasi e-surat.

 

Solusi Mudah Pencarian Surat dengan Aplikasi E-Surat

Dari penjelasan di atas, masih maukah Anda menghadapi risiko masalah yang mungkin muncul jika masih menggunakan persuratan manual? Untungnya, kini Anda bisa mencegah masalah tersebut dengan menggunakan aplikasi e-surat sehingga pencarian surat bisa lebih mudah dan efektif.