Pencatatan Surat – Dalam urusan perkantoran masuk dan keluarnya surat merupakan salah satu rutin yang dilakukan untuk menghubungkan perusahaan dengan berbagai pihak. Surat yang masuk ke perusahaan perlu dilakukan penanganan yang baik. Pengananan surat atau pencatatan surat bertujuan agar kegiatan ataupun kepentingan perusahaan dengan instansi lain dapat berjalan dengan lancar.
Proses pencatatan surat masuk dengan menggunakan sistem agenda meliputi bagian penerimaan, bagian penyortiran, bagian pencatatan, bagian pengarahan dan penerusan, bagian pendistribusian surat dan bagian penyimpanan. Pada bagian pencatatan surat secara manual, prosesnya meliputi hal berikut:
- Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting
- Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju
- Memeriksa lampiran-lampiran
- Membubuhkan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat
Selanjutnya penanganan surat keluar adalah kegiatan yang meliputi pembuatan konsep surat, pencatatan, dan penyampaian/pengiriman/pendistribusian surat keluar yang ditujukan ke instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama.
Surat keluar hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. Setelah konsep surat keluar diketik, ditandatangani dan sebagainya unit pengolah mencatat surat keluar tersebut dalam dua lembar pengantar, surat asli dan tembusannya disampaikan ke unit pengolah untuk diberi stempel dinas, tembusannya dikembalikan pada pengolah untuk disimpan sebagai arsip aktif. Surat asli diberikan kepada tugas pengiriman surat untuk dikirimkan melalui kurir atau kantor pos (Wursanto, 1991: 144). Pencatatan surat keluar dengan sistem agenda meliputi pengisian nomor urut agenda, nomor urat, tanggal surat, tujuan surat, perihal surat, lampiran, hubungan dengan surat lain, tanggal pengiriman, keterangan, dan kode.
Pencatatan surat masuk dan keluar saat ini dapat dilakukan secara digital. Teknologi ini membantu memudahkan proses mencatat surat masuk hingga surat keluar sesuai dengan birokrasi di masing-masing instansi/perusahaan. Hal ini menjadikan proses komunikasi dan koordinasi antar bagian di dalam suatu perusahaan maupun antar perusahaan menjadi lebih mudah dan praktis.
Saat ini layanan surat menyurat digital semakin banyak dan mudah diakses oleh calon pengguna. Selain semakin memudahkan proses persuratan di perusahaan/instansi, adanya pengurangan penggunaan kertas yang banyak memakan biaya, tempat, dan menambah sampah perusahaan menjadi pertimbangan untuk menggunakan layanan digital ini. Integra Teknologi Solusi memiliki aplikasi E-Office atau E-Surat yang dapat membantu proses pencatatan surat masuk dan keluar di perusahaan/instansi. Aplikasi ini telah banyak digunakan oleh instansi di seluruh Indonesia karena kepraktisan dan kemudahan pengoperasiannya. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara kerja aplikasi E-Office Persuratan, Anda dapat mengaksesnya di sini.
Jannah, Miftahul. 2018. Kearsipan. Malang: PT Latif Kitto Mahesa
Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius
