Surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan segala bentuk informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya, tak terkecuali perusahaan. Inilah mengapa, pencatatan surat menjadi hal yang wajib dilakukan oleh perusahaan.
Sayangnya, masih ada perusahaan, terlebih di skala kecil yang melupakan pentingnya mencatat surat. Alhasil, administrasi perusahaan tersebut tentu menjadi tak terstruktur dan tertata rapi. Sebenarnya, apa manfaat mencatat surat dan mengapa ini penting?
Isi Artikel
Apa Itu Pencatatan Surat?
Mudahnya, mencatat surat sebenarnya adalah mengelola semua surat yang masuk dan keluar di suatu instansi. Sebab, perusahaan tentu menerima banyak sekali surat masuk dan melakukan pengiriman surat yang sama banyaknya. Masing-masing surat yang masuk dan keluar tentu mendapatkan perlakukan yang tidak sama.
Pencatatan surat perusahaan sendiri biasanya menjadi tanggung jawab pihak bagian administrasi. Apabila proses tersebut dilakukan dengan optimal, administrasi perusahaan sudah pasti akan terlihat lebih tertata. Namun jika dilakukan secara asal, perusahaan akan mengalami kesulitan saat harus mencari arsip surat.
Apa Manfaat dari Pencatatan Surat?
Melakukan pencatatan surat sudah pasti memberikan berbagai manfaat untuk instansi, di antaranya:
- Memberikan nomor setiap surat. Ini akan membuat surat terdokumentasi dengan baik dan pastinya tersimpan lebih rapi.
- Memudahkan perusahaan dalam melacak surat. Ini karena setiap surat telah diberi nomor sehingga lebih mudah dilacak.
- Membuat administrasi perusahaan menjadi lebih rapi. Alhasil, pekerjaan bagian administrasi menjadi lebih ringkas dan tidak menghabiskan waktu lebih lama.
Pentingnya Mencatat Surat dalam Proses Surat-menyurat
Tak hanya membuat administrasi perusahaan menjadi lebih rapi, mencatat surat juga memudahkan perusahaan melakukan pelacakan surat. Tak kalah pentingnya, mencatat surat juga sangat penting untuk menaksir volume surat.
Ini berarti, perusahaan bisa mengetahui berapa jumlah surat yang masuk maupun surat keluar dalam periode waktu tertentu, misalnya selama satu bulan atau satu tahun. Bahkan, surat lebih terjaga kerahasiaannya karena tersimpan dengan rapi.
Kini, pencatatan surat semakin mudah dengan hadirnya aplikasi persuratan, dalam hal ini termasuk aplikasi pencatatan surat dengan fitur yang lengkap, salah satunya adalah Integra Teknologi Solusi melalui aplikasi e Office.
Melalui aplikasi pencatat surat tersebut, sekarang mencatat surat masuk dan keluar tentu menjadi lebih mudah dan tidak lagi memerlukan banyak waktu. Semoga bermanfaat.
