Pencatatan surat merupakan aktivitas yang semestinya dilakukan oleh pegawai atau karyawan bagian administrasi. Jika proses ini dikerjakan dengan baik, perusahaan akan memiliki administrasi rapi. Sebaliknya, pengelolaan surat asal-asalan dapat menyulitkan perusahaan ketika membutuhkan arsipnya.

Tujuan Pencatatan Surat

Selain merapikan administrasi, mencatat surat bertujuan untuk memberikan nomor pada dokumen tersebut. Dengan nomor, surat lebih mudah dilacak dan diolah pada proses selanjutnya.

Tidak hanya itu, mencatat surat bisa membantu perusahaan dalam mengukur volume dokumen tersebut. Artinya, kamu dapat mengetahui seberapa banyak surat masuk dan keluar setiap bulan maupun tahun. Bahkan, kerahasiaan surat lebih terjaga dengan adanya penyimpanan yang rapi.

Pencatatan Secara Manual

Pencatatan surat keluar dan surat masuk bisa dilakukan secara manual menggunakan buku agenda. Untuk memudahkan, catatan dalam buku agenda diberi nomor berurutan. 

Ada tiga jenis buku agenda untuk mencatat surat secara manual. Jenis pertama adalah buku agenda tunggal yang dapat merangkum surat keluar dan masuk dengan penomoran urut. Dalam pencatatan ini, tidak ada pemisahan halaman surat keluar dan masuk.

Jenis kedua, yakni buku agenda berpasangan yang memiliki halaman terpisah untuk surat keluar dan masuk. Misalnya, surat keluar dicatat di sebagian halaman sebelah kiri buku, sedangkan surat masuk di bagian kanan dengan nomor urut tersendiri. 

Jenis terakhir adalah buku agenda kembar. Konsep pencatatan ini menggunakan dua buku dengan corak yang sama. Satu buku digunakan untuk mencatat surat keluar. Sementara itu, buku lain dimanfaatkan sebagai media mencatat surat masuk.

Pencatatan Digital

Pencatatan secara digital menggunakan aplikasi yang mengembangkan tools untuk memudahkan pengelolaan surat-menyurat. Salah satu aplikasinya adalah E-Office dari integraOffice Persuratan.

Keunggulan aplikasi tersebut adalah memudahkan pengguna dalam membuat, mengatur, dan menyalurkan surat secara cepat dan aman. Pengguna juga dapat mendokumentasikan surat secara otomatis dengan penomoran menggunakan tools. Selain itu, pengguna tidak perlu mencetak surat saat ingin mengarsipkannya.

 

Itulah sekilas tentang pentingnya pencatatan surat secara manual dan digital yang perlu dipahami oleh pemilik usaha. Untuk efektivitas dan efisiensi kerja, tentu pencatatan secara digital sangat direkomendasikan. 

Kamu bisa menggunakan E-Office dari integraOffice Persuratan yang memudahkan tracking, monitoring, serta menghemat waktu dan biaya. Yuk, pakai E-Office untuk berikan dampak positif pada bisnismu.