Pencatatan surat sekarang ini tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Berbagai aplikasi persuratan digital telah dilengkapi fitur-fitur yang dapat digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan lebih praktis. Simak ulasan lengkap mengenai pencatatan surat menggunakan persuratan digital berikut ini.
Isi Artikel
Tujuan Pencatatan Surat
Pencatatan surat amat penting dalam kegiatan administrasi perkantoran. Tujuan pencatatan antara lain membuat surat-surat yang masuk dan keluar terdokumentasikan dengan baik sehingga memudahkan dalam melakukan pengawasan dan pelacakan. Jika suatu hari dibutuhkan, tidak akan kesulitan mencarinya. Dengan pencatatan yang rapi, dapat diketahui jumlah surat yang masuk pada kurun waktu tertentu.
Aplikasi Persuratan Digital
Aplikasi persuratan digital menggunakan sistem Software as a Service (SaaS) yang berbasis komputasi awan. Selama terhubung pada jaringan internet yang stabil, pengguna dapat mengakses aplikasi dari mana pun lewat perangkat apa pun tanpa terkendala.
Aplikasi persuratan digital berfungsi membuat, mengelola, dan menyampaikan dokumen dengan cepat dan aman. Dikarenakan dokumen-dokumen yang dibuat tidak lagi menggunakan kertas melainkan berbentuk surat elektronik, maka pencatatannya pun dilakukan secara digital.
Kelebihan Pencatatan Surat Secara Elektronik
Surat masuk dan surat keluar pada sebuah instansi umumnya banyak sekali setiap harinya, penanganannya pun berbeda-beda untuk masing-masing surat. Melakukan pencatatan secara konvensional cukup merepotkan dan memakan waktu. Belum lagi risiko dokumen terselip atau hilang yang membuat pengerjaan semakin rumit dan lama.
Digitalisasi persuratan membuat risiko kerusakan surat dapat dihindari. Fitur Penomoran otomatis yang terdapat di aplikasi, dapat menghindarkan terjadinya penomoran ganda.
Penggunaan aplikasi persuratan digital seperti IntegraOffice akan memudahkan pengelolaan dokumen. Surat-surat, disposisi, serta informasi yang masuk dan keluar, tidak saling tercampur. Dengan begitu, pencatatan surat menjadi lebih fokus dan waktu pengerjaan bisa dipersingkat. Penyusunan laporan data surat dan kegiatan audit pun menjadi lebih lancar.
Demikianlah bahasan mengenai pencatatan surat secara elektronik menggunakan aplikasi persuratan digital, beserta kelebihan-kelebihannya. Saatnya beralih ke aplikasi persuratan digital untuk kinerja yang optimal. IntegraOffice Persuratan telah tersedia dalam bentuk aplikasi web, aplikasi android, dan aplikasi iOS.