Pencatatan Surat – Kegiatan surat-menyurat sudah manusia lakukan sejak berabad-abad yang lalu. Sepertinya ini bukanlah hal yang susah untuk dilakukan, khususnya di era perkembangan teknologi saat ini. Menulis surat non formal untuk kepentingan pribadi memanglah mudah. Tapi, beda ceritanya dengan kegiatan surat menyurat formal di organisasi atau instansi yang besar. Bukan perkara pembuatan atau penulisannya, melainkan proses pencatat surat yang membutuhkan proses lama dan bertingkat.

Proses mencatat surat ini sangatlah penting dalam kegiatan administrasi di hampir semua instansi. Pada dasarnya mencatat surat adalah proses pengelolahan surat masuk dan surat keluar. Seperti yang kita tahu, surat masuk dan surat keluar di sebuah instansi bisa begitu banyak jenisnya serta memerlukan perlakukan yang berbeda-beda. Bayangkan instansi harus menangani ratusan surat masuk dan keluar setiap harinya. Jumlah surat yang sebanyak itu apabila tidak dikelola dan dicatat dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak.

Kenapa pencatatan surat itu perlu?

Tujuan utama pencatatan surat ini sesungguhnya adalah memberikan penomoran agar masing-masing surat terdokumentasi dan tersimpan dengan rapi sebelum diproses lebih lanjut. Pencatatan ini juga memudahkan instansi melakukan pengawasan dan pelacakan surat-surat yang tersimpan secara lebih mudah. Pencatatan surat sendiri sangat penting untuk dilakukan karena dapat digunakan untuk mengetahui volume surat yang masuk dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan.

Tapi sayangnya hingga kini masih banyak instansi yang melakukan pencatatan surat secara manual hanya dengan menggunakan pulpen dan buku agenda. Pencatatan surat masuk maupun surat keluar yang hanya dicatat pada buku agenda kemungkinan besar dapat menyebabkan data terselip dan terduplikasi.  Pencatatan surat secara manual juga akan memakan waktu yang cukup lama untuk mencari berkas  surat. Selain itu penyimpanan dokumen fisik/hardcopy juga dapat memungkinkan terjadinya kerusakan dan kehilangan berkas surat, serta sulitnya dalam membuat laporan data surat.

Oleh karena itu dibutuhkan sebuah solusi sistem pencatat surat secara digital untuk dapat membantu proses pencatatan dan pencarian berkas surat dengan cepat dan tepat. Selain mempercepat proses pencatatan dan pencarian, digitalisasi pada sistem persuratan juga relatif lebih aman, serta terhindar dari kerusakan dan kehilangan berkas surat. Pencatatan surat secara digital juga memudahkan instansi dalam membuat rekap data atau audit di kemudian hari. 

Pencatatan surat secara digital ini sebenarnya bukan hal yang baru di Indonesia. Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat mendorong banyak instansi untuk bertransformasi ke teknologi digital dalam menjalankan kegiatan surat menyuratnya. Persuratan digital ini pada dasarnya adalah sebuah software berbasis internet atau aplikasi persuratan online yang memiliki fungsi mencatat, mengelola, menyimpan, dan melacak surat dengan lebih mudah dan cepat. Karena berbasis internet, sistem persuratan online ini bisa diakses dengan mudah kapan saja dan dimana saja oleh siapapun selama ada jaringan internet.

Ada beberapa jasa penyedia persuratan online di Indonesia, di antaranya adalah Integra Teknologi Solusi dengan aplikasi Eoffice Persuratan-nya yang terbukti telah membantu banyak instansi di Indonesia. Aplikasi Eoffice Persuratan ini merupakan aplikasi persuratan yang dikembangkan Integra Teknologi Solusi sebagai jawaban akan kebutuhan sistem persuratan yang praktis, mudah, dan hemat.  Aplikasi Eoffice Persuratan menawarkan banyak sekali fitur yang memungkinkan instansi bekerja lebih cepat dan minim kesalahan. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki tampilan dan cara kerja yang mudah sehingga bisa digunakan oleh banyak kalangan. Penasaran bagaimana cara kerja aplikasi Eoffice Persuratan? Konsultasikan sekarang juga di sini!