Salah satu upaya untuk meningkatkan performa kinerja para karyawan dan menjaga kelestarian hidup kita saat ini adalah memanfaatkan surat elektronik. Surat elektronik merupakan wujud transformasi surat yang semula dalam bentuk fisik atau konvensional ke dalam bentuk digital.
integrasolusi.com – Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang memiliki informasi atau pesan dari pihak satu kepada pihak lain. Tapi tahukah Sobat Office, bahwa surat dalam bentuk konvensional atau secara fisik merupakan salah satu media komunikasi tertua yang masih digunakan hingga saat ini.
Namun, seiring berjalannya waktu dengan perkembangan teknologi komunikasi di zaman modern saat ini, penulisan surat melalui kertas sudah mulai berkurang, walaupun masih terdapat beberapa orang atau badan usaha yang masih membutuhkan persuratan secara manual. Hal ini menunjukan bahwa kegiatan surat menyurat dan pengarsipan dalam bentuk fisik masih memiliki nilai guna sebagai bukti otentik atau dokumentasi penting bagi yang bersangkutan, baik perorangan, badan usaha dan organisasi, maupun instansi.
Isi Artikel
Kendala Persuratan Konvensional
Dalam konteks birokrasi, kegiatan yang berkaitan dengan surat konvensional seringkali menemukan kendala, seperti proses yang memakan waktu lama dan perlu menyiapkan anggaran yang mungkin saja kurang efisien, dokumentasi yang memakan ruang dan rumit, risiko penomoran surat ganda, bahkan risiko pemalsuan surat atau surat palsu dan kerusakan surat yang semakin tinggi, serta sering kali menyulitkan apabila dibutuhkan saat mendesak.
Selain beberapa kekurangan tadi, tahukah Sobat Office bahwa menggunakan surat dalam bentuk fisik atau kertas dalam jumlah besar membuat angka deforestasi di Indonesia menjadi meningkat. Artinya hutan menjadi semakin gundul dan dapat berimbas pada sistem kehidupan kita. Akibat tersebut tentu sangat mengkhawatirkan karena akan berimplikasi pada kualitas hidup kita saat ini dan waktu mendatang.
Memanfaatkan Surat Elektronik
Salah satu upaya untuk meningkatkan performa kinerja para karyawan dan menjaga kelestarian hidup kita saat ini adalah memanfaatkan surat elektronik. Surat elektronik merupakan wujud transformasi surat yang semula dalam bentuk fisik atau konvensional ke dalam bentuk digital. Perubahan tersebut merupakan implikasi perkembangan teknologi dan informasi yang memudahkan kita untuk melakukan komunikasi di era digital.
Terdapat beberapa kelebihan dalam kegiatan surat menyurat menggunakan surat elektronik, seperti tidak membutuhkan waktu dan biaya yang begitu besar atau lebih efisien, kemudahan mengakses melalui jaringan internet, meningkatkan produktivitas dan relatif lebih aman.
Digitalisasi surat menjadi “angin segar” bagi pekerja yang membutuhkan proses kerja yang efektif, efisien dan ramah lingkungan. Saat ini keberadaan surat elektronik juga sangat beragam dan memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Secara umum kita masih menemukan kendala ketika menggunakan surat elektronik, seperti melakukan pelacakan surat yang rumit akibat tidak terkelola dengan baik, notifikasi yang bercampur, dan sering kali mengalami kehilangan arsip atau surat meskipun sudah terdigitalisasi.
Berdasar pada permasalahan tersebut, PT Integra Teknologi Solusi hadir memberikan solusi melalui produk ungulan, inOffice Persuratan. integraOffice Persuratan merupakan aplikasi persuratan yang membantu administrasi birokrasi perkantoran dan menunjang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).
Dengan adanya produk ini badan usaha atau organisasi dapat memanfaatkan teknologi informasi lebih optimal untuk menunjang kinerja serta meminimalisir adanya risiko yang ditimbulkan dari digitalisasi surat maupun surat konvensional, loh Sobat Office.
Produk ini juga mendukung penyesuaian aturan khusus setiap instansi di awal implementasi dan mendukung integrasi tanda tangan elektronik. Sangat fleksibel dan bermanfaat bukan.
Aplikasi IntegraOffice Persuratan juga telah dipercaya dan terbukti membantu proses persuratan di berbagai kementerian, pemerintah provinsi, BUMN, BUMD, swasta, instansi pendidikan dan organisasi.
Melalui produk ini, Sobat Office mampu menyelesaikan pekerjaan lebih optimal sekaligus mendukung program kelestarian lingkungan untuk saat ini dan waktu mendatang. Tim pemasaran PT Integra Teknologi Solusi senantiasa akan selalu menemani Sobat Office secara hangat untuk pendampingan lebih lanjut tentang produk yang disediakan.
Info lebih lengkap klik di sini.
