integrasolusi.com – Saat ini pengelolaan administrasi perkantoran baik di lingkungan pemerintahan maupun di sektor yang lain, tidak lepas dari pengaruh perkembangan teknologi dan informasi yang saat ini berkembang dengan pesatnya. Hal ini selaras dengan tuntutan modernisasi dan transformasi ke era digital guna mempercepat proses pengelolaan surat-menyurat dan dokumen dari suatu instansi ke instansi yang lain baik secara internal atau eksternal. Salah satunya dengan menggunakan aplikasi e-OfficePersuratan dan Disposisi, salah satu penerapannya dengan menggunakan aplikasi integraOffice.
Mengenal IntegraOffice Secara Singkat
Belum banyak yang mengenal tentang apa sih sebenarnya integraOffice, padahal perannya penting dalam menajemen adminsitrasi perkantoran maupun pemerintahan terutama dalam kaitanya denga surat menyurat. Singkatnya dapat dikatakan sebagai sistem berteknologi digital yang mampu mendukung kemudahan dan kelancaran dalam alur kerja, pembelajaran organisasi dan koordinasi antar tim.
Ketika sebuah instansi/organisasi menerapkan integraOffice Persuratan dan Disposisi, manajemen dokumen atau surat menyurat menjadi lebih efektif dan efisien. Setiap instansi seharusnya didukung dengan sistem administrasi yang mumpuni karena menjadi salah satu kebutuhan yang penting.
Dengan adanya transformasi dari sistem manual menjadi terkomputerisasi dan terdigitalisasi di era revolusi industri 4.0 seperti sekarang in, pengelolaan berkas-berkas dan dokumen seharusnya tidak menjadi masalah. Kecepatan dan kemudahan dengan sistem digital tentunya sangat membantu sebuah instansi/organisasi. Khususnya saat dibutuhkan secara mendadak atau dalam kondisi darurat.
Produk-Produk Unggulan IntegraOffice
IntegraOffice pada prakteknya tidak hanya berupa satu sistem saja dalam menangani manajemen administrasi disebuah instansi/organisasi, baik di instansi perkantoran maupun institusi pendidikan. Sejauh ini diketahui terdapat 4 produk unggulan dai integraOffice, antara lain meliputi Persuratan dan Disposisi, Manajemen Dokumen (DMS), Pengetahuan.(KMS), dan integraOffice Absense iOA.
1.Persuratan dan Disposisi
Kegiatan surat menyurat menjadi suatu kegiatan yang tidak lepas dari lingkungan instansi perkantoran, pemerintahan bahkan Perguruan Tinggi. Apabila aktivitas tersebut masih menggunakan cara manual dan konvensional, tentunya muncul kendala seperti kecepatan kerja dan efisiensinya menjadi kurang maksimal.
Tingginya intensitas dan volume surat menyurat bagi instansi dan institusi tersebut menuntut kecepatan dan ketepatan waktu. Salah satu solusinya adalah memanfaatkan sebuah sistem berbasis web atau aplikasi mobile integraOffice Persuratan dan Disposisi dalam membantu menangani kebutuhan dalam pengelolaan proses surat-menyurat dan dokumen lainnya
2.Manajemen Dokumen ( integraOffice DMS)
Pengelolaan dokumen perkantoran, pemerintahan dan Perguruan Tinggi secara terus menerus akan memicu terjadinya peningkatan intensitas atau volume dalam penyimpanan arsip suatu instansi. Jumlahnya akan semakin banyak dan menjadi kendala dalam proses penyimpanannya. Kondisi seperti ini perlu ditemukan solusinya.
Melalui penggunaan sistem aplikasi berbasis web dan mobile application, integraOffice DMS hadir sebagai solusinya, dengan mengutamakan langkah moderninasi dokumen secara digital, yang mudah diakses kapan saja dimana saja tentunya dengan tingkat keamanan yang tinggi, seperti tidak sembarang orang dapat mangakses atau mengunduh dokumen yang ada, harus melalui protokol yang sangat ketat.
3.Knowledge Management System (integraOffice KMS)
Manajemen pengetahuan berperan sangat penting bagi organisasi/perusahaan terutama dalam mengelola pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki oleh setiap pegawai/karyawan dalam kaitannya peningkatan kinerja dan produktivitas organisasi/perusahaan.
Knowledge Managements System sangat bermanfaat bagi organisasi/perusahaan sebagai wadah dalam upaya menjamin penerapan pengetahuan yang ada secara sistematis, seperti menjaring ide, pemikian, kompetensi, keahlian, inovasi dan gagasan dari internal. Dengan integraOffice KMS organisasi/perusahaan mampu mengimbangi serta mampu maju bersaing dengan beragam teknologi yang sedang berkembang saat ini untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi/perusahaan.
4.Absensi (integraOffice Absensi)
Kenapa harus ada absensi karyawan pada suatu perusahaan, sebab untuk salah satunya point penilaian performa karyawan/pegawai bagi perusahaan. Tiap perusahaan mempunyai standard penilaian yang berbeda-beda. Mengingat absensi sendiri punya pengaruh pada penilaian dan dalam hal pengupahan karyawan. Ini menjadi salah satu tantangan bagi divisi Human Resource (HR) untuk mencari solusi yang tepat dan efisien dalam lakukan perekapan absensi yang mudah, cepat dan akurat.
Ditambah lagi seperti sekarang ini, adanya pandemic COVID-19, yang menyebabkan beberapa organisasi/perusahaan menerapkan Work Form Home (WFH) bagi karyawannya. Perusahaan berharap para karyawan untuk memberikan laporan kehadirannya secara cepat dan tepat, ddengan melakukan absensi dari rumah masing-masing.
Bagaimana solusinya? Apa mereka tidak mangkir atau mereka harus ke kantor hanya untuk absen dengan fingerprint? Yang pasti cara Ini dipandang tidak efektif dan efisien.
Oleh karena itu, PT Integra Tehnologi menghadirkan aplikasi absesi digital yaitu aplikasi integraOffice Absensi (iOA) yang dapat diakses dari smartphone masing-masing. Karyawan dapat lakukan absensi dimanapun dan kapan saja dengan absensi online.
Dengan aplikasi integraOffice Absensi (iOA) ini, kedatangan atau keterlambatan karyawan bisa dengan mudah di rekap secara real-time, cukup hanya photo selfie saja mereka dapat update kedatangan mereka, tentunya dengan fitur canggih GPS dan face recognition yang tidak mudah untuk dicurangi.
Bagaimana cukup miudah dan bermanfaat kan?
Demikianlah penjelasan singkat tentang produk unggulan dari integraOffice yang sangat membantu bagi organisasi/perusahaan yang suka dengan kemudahan
Buat yang masih ingin tahu lebih detail tentang produk integraOffice, segera kontak kami !
Tim kami selalu siap membantu sesuai dengan kebutuhan Anda
Semoga bermanfaat
