integraOffice Persuratan – Pernahkah kamu menjumpai tumpukan kertas di atas meja para pekerja? Atau tumpukan kertas pada sisi-sisi tertentu di dalam ruang kerja? Pasti hal semacam ini sering terjadi bukan. Banyaknya tumpukan kertas ini akan terus berlangsung selama instansi tersebut masih menjalankan aktivitas rutin mereka.
Hingga saat ini sistem persuratan menggunakan metode konvensional masih banyak digunakan di perkantoran. Baik itu kantor pemerintahan maupun perkantoran swasta. Kemajuan teknologi yang cukup pesat saat ini nyatanya belum mampu meminimalisir penggunaan surat secara fisik. Padahal penggunaan surat secara konvensional atau fisik seperti ini memiliki banyak kerugian. Sebagaimana penjelasan berikut:

 

1. Kesulitan dalam Melacak Surat

Penggunaan surat secara konvensional terbukti akan mengakibatkan sulitnya melakukan pelacakan terhadap surat. Proses pelacakan hanya dapat dilakukan secara manual atau bertanya secara langsung kepada pihak yang dituju. Apakah surat sudah diterima ataukah belum. Hal seperti ini pasti sangat merepotkan dan melelahkan karena kamu perlu bertanya beberapa kali sampai surat itu sampai pada tujuan.
Tidak hanya itu, hal-hal sulit lainnya juga akan kamu temui jika surat tidak kunjung diterima oleh pihak tujuan kamu. Kamu akan bingung dan tidak mengerti di mana keberadaan suratmu saat itu. Inilah salah satu kesulitan yang akan kamu hadapi bahkan terus kamu hadapi jika tidak menggunakan sistem persuratan online.

 

2. Membuang Waktu, Ruang, dan Uang

Banyaknya tumpukan surat yang ada di kantormu tentu akan membuat para pekerja lekas lelah karena pemandangan tidak mengenakkan tersebut. Oleh sebab itu, kantormu membuatkan ruangan atau tempat tersendiri yang digunakan khusus untuk meletakkan tumpukan-tumpukan surat tersebut.

Membuat tempat tambahan berarti memerlukan biaya tambahan. Tambahan dibutuhkan untuk membeli rak dan membentuk ruangan. Belum lagi terjadi penyempitan ruang kerja karena digunakan untuk meletakkan tumpukan kertas sehingga membuat kerjamu semakin tidak nyaman karena ruangan yang menyempit. Tidak hanya itu, hal ini juga memotong waktu kerja atau waktu istirahat kantor karena digunakan untuk memikirkan bagaimana mengatur tumpukan surat yang begitu banyaknya.

 

3. Pengarsipan Surat Menjadi Bagian yang Rumit

Masalah lain dalam persuratan konvensional adalah metode pengarsipan yang begitu rumit. Metode pengarsipan secara manual dibilang cukup rumit karena kamu perlu menata surat-surat tersebut dan mengklasifikasikannya berdasarkan jenis dari surat itu. Kamu harus memilah surat satu persatu, kemudian memasukkannya ke dalam map besar sesuai dengan jenisnya. Kamu juga perlu memberi tulisan pada map-map tersebut sebagai penanda saat kamu hendak mencarinya suatu saat nanti.
Kesulitan juga akan kamu alami ketika kamu hendak mencari surat dalam tempat arsip. Kamu harus mencari map penyimpanan terlebih dahulu kemudian memilah satu demi satu surat yang kamu butuhkan. Belum lagi jika surat itu terselip atau kamu salah meletakkan pada map yang tidak sesuai klasifikasinya, maka hal ini akan jauh lebih merepotkan kamu.

 

Melihat banyaknya kerugian yang dimiliki oleh sistem persuratan konvensional, membuat sistem persuratan digital atau persuratan online sangat penting untuk diterapkan di berbagai kantor. Mengapa demikian? Karena kegiatan administrasi dan surat menyurat adalah salah satu aktivitas yang tidak pernah lepas dari suatu instansi baik itu pemerintahan maupun swasta sehingga kerumitan-kerumitan sebagaimana yang telah disebutkan di atas perlu untuk dipangkas.

Penggunaan persuratan digital ini bertujuan untuk menciptakan pengelolaan administrasi yang lebih mudah dan mempercepat pengelolaan tata naskah perkantoran secara elektronik. Jika semua sistem persuratan dilakukan secara online, maka tumpukan surat tidak akan pernah terjadi, kerumitan melacak dan mencari surat pun tidak akan terjadi, serta perusahaan akan lebih menghemat ruang waktu, dan uang.
Dari penjelasan di atas, Gimana sobat office sudah dapat menyimpulkan bukan pentingnya beralih ke sistem persuratan online? Jadi tunggu apa lagi? Yuk segera beralih ke persuratan digital Klik Disini !