Mengurus surat dalam sebuah instansi tidak mudah. Ada sistem pengelolaan surat yang harus diperhatikan dan dipenuhi guna menjaga kelancaran arus informasi. Saat menerima surat masuk pun, ada prosedur khusus sehingga pengaliran surat terjadi secara efektif, efisien, dan terkendali.
Isi Artikel
Prosedur Pengelolaan Surat
Mengelola surat tidak semudah yang barangkali terlihat, terutama jika Anda berada di instansi atau perusahaan dengan aktivitas korespondensi yang sibuk. Anda harus mencatat, memilah, dan mendistribusikan surat-surat dengan tepat.
Prosedur pengelolaan surat pun berbeda-beda setiap instansi atau perusahaan. Adapun secara umum, pengurusan surat terbagi ke dalam tiga kategori, yakni pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar, dan pengurusan surat internal.
Selain itu, dikenal pula dua asas pengurusan surat, yakni:
- Sentralisasi : manajemen surat masuk dan keluar dilakukan oleh satu unit organisasi
- Desentralisasi : manajemen surat masuk dan keluar dilakukan oleh tiap unit organisasi
Alur dan Proses Pengelolaan Surat Masuk
Seperti yang disebut sebelumnya, prosedur pengelolaan surat masuk tiap instansi atau perusahaan berbeda-beda. Namun secara umum, berikut prosedur yang dilakukan.
- Petugas menerima surat masuk
- Petugas melakukan penyortiran surat masuk
- Petugas melakukan klasifikasi surat atas dasar sifatnya (rahasia/penting/biasa)
- Petugas mencatat sehingga informasi terkendali
- Petugas meneruskan surat kepada unit pengolah
Surat masuk ini berlaku baik untuk surat yang diterima baik secara online maupun offline. Prosedur ini tentu harus ditaati oleh setiap yang berwenang dan bertugas sehingga menjaga arsip dan kelancaran informasi.
Sistem Andal untuk Mendukung Aktivitas Surat-menyurat
Faktanya pengelolaan surat di lapangan jauh lebih rumit—belum lagi jika masih harus ada disposisi bertingkat, penandatanganan dan persetujuan surat saat sedang berada di jarak yang saling berjauhan, dan lain sebagainya.
Oleh sebab itu, penggunaan aplikasi manajemen surat seperti integraOffice jadi salah satu solusi terbaik untuk pengelolaan surat-menyurat resmi. Fiturnya yang lengkap pun memudahkan Anda dalam mengirim dan menerima surat, mengecek progress dan status surat, penomoran otomatis surat, dan lain-lain. Cukup lewat laptop atau hp, Anda bisa mengelola dan memonitor korespondensi dengan lebih nyaman dan praktis.
