integrasolusi.com – Dokumen atau arsip menjadi aset yang sangat penting bagi semua perusahaan. Dokumen menyimpan segala rekam jejak proses bisnis perusahaan dari mulai berdiri serta seluruh data strategis. Oleh karenanya, dokumen atau arsip perusahaan bisa berguna untuk dipakai di masa sekarang ataupun masa depan.
Mengingat pentingnya dokumen perusahaan ini, baik dokumen legalitas maupun dokumen bisnis, maka diperlukan adanya prosedur penyimpanan dokumen kantor yang baik, rapi, aman, dan tepat. Berikut ini beberapa tips efektif cara penyimpanan dokumen kantor.
Isi Artikel
Tujuan Penyimpanan dokumen
Penyimpanan dokumen kantor yang baik dan tepat dilakukan agar:
- dokumen dapat disimpan dengan baik dan dicari dengan cepat dan mudah apabila dibutuhkan.
- proses pengarsipan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien.
- menjaga dokumen tersimpan dengan rapi dan aman. Selain itu, dokumen bisa dikelompokkan berdasarkan kategorinya.
Baca juga: Ini Teknologi Penyimpanan Dokumen Kantor yang Praktis dan Canggih, Mau Tahu?
Prosedur Penyimpanan Dokumen Kantor
Ada dua prosedur yang bisa Anda terapkan saat melakukan penyimpanan dokumen kantor.
1. Penyimpanan Sementara/File Pending
File yang masuk dalam kategori ini adalah dokumen yang masih memerlukan tindak lanjut atau follow up. Anda bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan bulan atau tanggal terakhir deadline.
Apabila dokumen telah selesai diproses dan tidak lagi membutuhkan follow-up, Anda bisa memindahkan dokumen ke prosedur penyimpanan tetap.
2. Penyimpanan Tetap/Permanent File
Penyimpanan tetap akan membantu perusahaan mencari kembali dokumen tertentu dengan mudah dan cepat. Pada cara penyimpanan dokumen tetap, ada beberapa langkah yang bisa dilakukan:
-
- Pemeriksaan
Memastikan apakah dokumen sudah siap untuk masuk ke prosedur penyimpanan dokumen tetap.
-
- Mengategorikan
Memberikan kode atau tanda pada dokumen berdasarkan pengindeksan yang berlaku. Kode atau tanda yang dipakai harus konsisten.
-
- Menyortir
Mengelompokkan surat dan membagi surat mana saja yang akan disimpan berdasarkan indeks yang sudah ditentukan tadi.
-
- Menyimpan
Setelah menyortir, langkah terakhir adalah menyimpan. Dokumen harus disimpan dengan cermat, teliti, rapi, dan tepat. Hal ini untuk memudahkan pencarian saat dokumen dibutuhkan di masa depan.
Baca juga: Ketahui Manfaat Manajemen Dokumen dalam Organisasi
Prosedur penyimpanan dokumen kantor adalah sistem yang diterapkan untuk menyimpan dokumen agar dokumen bisa terjaga fungsi dan keamanannya, serta memudahkan saat pencarian kembali.
