integrasolusi.com – Bagaimana proses pekerjaan kita di kantor akhir-akhir ini? Apakah sudah banyak menggunakan aplikasi digital atau masih secara manual? Bila masih menggunakan keduanya, manakah yang terasa lebih efektif? Siapkah beralih ke aplikasi digital secara total?
Era digital telah mengubah cara kerja kita menjadi lebih dinamis dan serba cepat. Hadirnya berbagai aplikasi, termasuk aplikasi flow dokumen, semakin mempermudah kita dalam menyelesaikan berbagai urusan.
Isi Artikel
Apa Itu Aplikasi Flow Dokumen?
Adalah aplikasi dokumen dengan fungsi untuk menelusuri alur form dari satu bagian ke bagian lainnya. Beberapa contoh fungsi aplikasi ini termasuk untuk cara memproses, mencatat, dan menyimpan laporan.
Banyaknya beban kerja dengan waktu yang sedikit membutuhkan solusi praktis. Saat ini, rasanya sudah nyaris tidak mungkin lagi menyelesaikan banyak hal secara manual. Untuk itu, otomatisasi alur kerja dokumen dibutuhkan. Efisiensi dan produktivitas dapat tercapai berkat bantuan aplikasi alur kerja dokumen.
Aplikasi ini juga bisa membuat karyawan yang baru bergabung segera mengenal sistem yang berjalan di perusahaan. Sistem yang diperkenalkan dengan aplikasi ini akan membantu karyawan baru agar cepat menyesuaikan diri dengan cara kerja perusahaan.
Misalnya: saat si karyawan baru bergabung, otomatisasi alur kerja mengatur pemicu serangkaian tindakan. Email selamat datang langsung dikirimkan kepada alamat email si karyawan baru, disertai penawaran untuk tutorial seputar perusahaan.
Cara Kerja Aplikasi Flow Dokumen
Bagaimana cara kerja aplikasi ini di perusahaan? Cara kerja aplikasi untuk flowchart harus secara urut dan jelas. Beberapa fungsinya adalah sebagai berikut:
- Menggambarkan algoritma atau proses tertentu secara detail lewat simbol flowchart. Simbol ini membantu orang awam untuk lebih mudah memahami algoritma.
- Membuat sekaligus menyederhanakan program yang tadinya kompleks.
- Memberikan pemahaman kepada para pengguna agar dapat memanfaatkan aplikasi ini secara lebih maksimal. Contoh: sebagai metode untuk mengumpulkan data, mendeteksi masalah, mengembangkan perangkat, dan masih banyak lagi.
- Menjadi perancang proses baru maupun sekadar penambah sekelompok fitur dari proses yang sudah ada.
- Mempermudah komunikasi dalam tim, sehingga beragam kesalahpahaman dapat diminimalisir atau dihindari.
Urutan cara kerja aplikasi ini adalah sebagai berikut:
Input
Kita dapat menyusun sistem flow dokumen sesuai kebutuhan, termasuk cara memasukkan data-data yang dibutuhkan.
Proses pengolahan data
Data-data yang dimasukkan bisa langsung diolah sesuai sistem yang sudah disusun. Misalnya: data-data karyawan, inventoris perusahaan, hingga jadwal kerja dan rapat.
Proses penyimpanan data
Data yang sudah dimasukkan kemudian disimpan sesuai kategori masing-masing.
Output
Selesai menyusun sistem flow dokumen, mengolah data, dan menyimpan data, saatnya kita keluar dari aplikasi alur dokumen online. Setelah itu, biarkan sistem berjalan mengatur gerak kegiatan perusahaan secara online dengan lebih efektif.
Manfaat Aplikasi Flow Dokumen
Sistem persetujuan dokumen memberi kemudahan kita dalam bekerja. Manfaat aplikasi ini juga banyak yaitu:
Menghemat waktu serta sumber daya
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, beban kerja semakin meningkat selama era digital, sementara waktu menipis. Untuk itu, kita membutuhkan aplikasi yang dapat mengatasi masalah tersebut.
Meminimalisir kesalahan yang berpotensi dilakukan manusia
Proses pengelolaan dokumen dengan aplikasi flow dokumen dapat meminimalisir kesalahan yang berpotensi dilakukan manusia. Metode ini juga berdampak pada ketepatan data serta proses bisnis.
Menciptakan kolaborasi yang lebih baik di tempat kerja
Aplikasi ini dapat membantu menciptakan kolaborasi yang lebih baik di tempat kerja. Cara ini juga efektif bila tim kerja kebetulan sedang tersebar di berbagai tempat atau tidak sedang berkumpul di kantor.
Meningkatkan efisiensi operasional
Aplikasi ini langsung mendeteksi ganjalan atau halangan yang terjadi dalam sistem. Misalnya: berupa notifikasi pengingat jadwal rapat atau tugas yang belum selesai. Notifikasi ini dapat dibuat sesuai kebutuhan, seperti menjadi pengingat setidaknya tiga hari sebelum tenggat waktu.
Jenis-jenis aplikasi ini ada lima (5) macam, yaitu:
Flowchart dokumen
Flowchart ini juga dikenal dengan paperwork flowchart. Fungsinya adalah menelusuri alur form dari satu bagian ke satu bagian lainnya. Jenis inilah yang akan dibahas di sini.
Flowchart program
Flowchart ini secara rinci mendeskripsikan prosedur dari proses suatu program. Ada dua (2) jenis flowchart program, yaitu: flowchart untuk logika program dan flowchart program komputer terperinci.
Flowchart proses
Flowchart ini menunjukkan cara penggambaran rekayasa industrial. Caranya adalah dengan merinci serta menganalisis serangkaian langkah berikutnya dalam suatu sistem atau prosedur.
Flowchart sistem
Flowchart sistem sendiri adalah flowchart yang menunjukkan tahapan atau proses kerja yang masih berjalan secara menyeluruh. Flowchart ini juga mengurutkan dari setiap prosedur yang terdapat di dalam sistem.
Flowchart skematik
Flowchart skematik adalah flowchart yang menunjukkan alur prosedur suatu sistem. Sekilas, flowchart ini hampir mirip dengan flowchart sistem. Perbedaannya ada pada simbol-simbol yang digunakan oleh flowchart ini.
Flowchart skematik tidak hanya menggunakan berbagai simbol. Flowchart ini juga menggunakan gambar-gambar komputer dan berbagai peralatan lainnya. Metode ini digunakan agar orang awam lebih mudah membaca flowchart skematik yang ada.
Berbagai simbol dalam flowchart mempunyai arti yang berbeda-beda. Contoh: simbol yang digunakan untuk menggambarkan flow suatu proses dalam sistem berbentuk dua panah yang terletak sejajar, namun arahnya berlawanan.
Contoh lainnya adalah simbol on-page reference yang berbentuk lingkaran. Simbol ini untuk menandakan keluar-masuknya proses atau penyambungan proses dari dua lembar kerja yang sama. Bila lembar kerjanya berbeda, simbol yang dimunculkan berbentuk seperti potongan ujung panah yang runcing dan menghadap ke bawah.
Bila sistem beroperasi secara manual (entah karena gangguan listrik atau kerusakan sistem digital), maka simbol yang akan muncul berupa trapesium. Artinya, proses tidak dilakukan oleh komputer.
Ada berbagai contoh simbol flowchart untuk mempermudah orang awam dalam memahaminya. Salah satu contohnya adalah seperti ini:
-
- Input data berupa nilai bilangan bulat. Simbolnya berbentuk jajaran genjang dan lazim digunakan untuk input maupun output.
- Nilai yang sudah dimasukkan diproses dengan cara dibagi dengan angka dua (2). Simbol yang digunakan untuk ini berbentuk persegi panjang.
- Bila sisa angka yang dibagi dua (2) adalah nol (0), maka bilangan yang dimasukkan adalah genap. Simbol yang digunakan untuk proses ini berbentuk seperti ketupat atau berlian.
- Bila sisa angka yang dibagi dua (2) tidak sama dengan nol (0), maka bilangan yang dimasukkan adalah ganjil. Baik hasil ganjil maupun genap sama-sama berbentuk jajaran genjang, karena keduanya termasuk output.
- Simbol yang menunjukkan proses telah selesai atau akhir dari program berbentuk seperti kapsul.
Kesimpulan
Kita dapat merasakan banyaknya manfaat utama aplikasi flow dokumen dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Dulu kita membutuhkan waktu lama menyelesaikan banyak pekerjaan karena masih melakukannya secara manual. Kini tidak lagi.
Bagi yang belum terbiasa dengan menggunakan banyak teknologi, sekarang bukan saatnya takut lagi. Masih ada waktu dan peluang untuk belajar. Mengadopsi teknologi berupa aplikasi ini merupakan langkah maju dalam mengoptimalkan proses bisnis.
Sumber: https://www.dicoding.com/blog/flowchart-adalah/ https://brainly.co.id/tugas/18868554 https://www.cermati.com/artikel/flowchart https://powerautomate.microsoft.com/id-id/workflow-automation/
