Instansi/perusahaan tidak akan kesulitan dalam menangani masalah persuratan yang ada, cukup dengan menggunakan aplikasi persuratan digital atau kita mengenalnya dengan E-Office atau E-Surat.
integrasolusi.com – Anda pastinya sudah dapat menebak apa saja kegiatan yang dilakukan, ketika mendengar istilah atau kata-kata perkantoran, tentunya yang ada dalam bayangan Anda adalah kerja yang dilakukan dalam sebuah ruangan pada suatu instansi/perusahaan. Dalam perkantoran tersebut, terdapat banyak tumpukan kertas dokumen atau surat yang ada meja para pegawai dan bahkan di meja pimpinannya, Dalam kenyataannya memang benar seperti yang Anda bayangkan, mayoritas perkantoran tentu saja banyak tumpukan berkas-berkas dokumen dan surat, karena aktivitas kerja di kantor sangat erat sekali berhubungan dengan dokumen-dokumen dan surat-surat, misalnya ; surat rutin, surat undangan, dokumen kontrak, surat keputusan, instruksi kerja, dll
Di sini Anda juga bisa bayangkan, semakin banyaknya surat dan dokumen yang ditangani dan berisi surat-surat penting, tiba-tiba terselip, rusak dan bahkan sampai hilang, tentu saja para pegawai akan repot dan bisa terhambat aktivitas kerjanya. Contoh paling sederhana saja yang biasa Anda alami seandainya sebagai pegawai, adalah sulit dan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari surat yang harus segera dilaporkan atau diserahkan ke atasan,, atau bahkan dengan banyaknya tumpukan surat yang ada di atas meja, Anda harus mencari satu-persatu. Sangat merepotkan dan tidak efektif bukan? Nah di sini instansi perusahaan dituntut harus bisa mencari solusi agar surat-menyuratnya dapat terkelola dengan baik dan efektif.
Isi Artikel
Cara manual penyebab munculnya masalah persuratan
Dalam rutinitasnya, pengelolaan dan penyimpanan surat-menyurat adalah hal yang biasanya paling rumit dilakukan, ya karena , banyaknya data-data persuratan dari surat masuk sampai dengan surat keluar yang dikelola dengan baik dan benar serta dapat didistribusikan secara tepat sebagai alat informasi. Nah dalam proses tata kelola ini sering kali muncul kendala-kendala dalam surat-menyurat seperti contohnya; penyimpanan data yang rumit, masalah dalam pencarian dokumen butuh waktu lama, susah melacak surat dan disposisi yang ada, apalagi sering terjadi sulitnya koordinasi, terutama bagi pegawai/pimpinan yang mempunyai mobilitas tinggi, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Masalah-masalah bisa muncul karena tata kelola perkantoran masih menerapkan tata kelola persuratan manual konvensional, yang tentu saja sudah tidak efektif lagi untuk pengelolaan perkantoran masa kini yang semakin maju dan berkembang
Solusi E-Surat dan keuntungannya bagi perusahaan
Dalam era teknologi digital seperti sekarang ini, instansi/perusahaan tidak akan sulit untuk mencari solusi dari masalah persuratan yang ada. Perusahaan hanya perlu memanfaatkan teknologi digital yang ada dan banyak dikembangkan saat ini, yakni cukup dengan menggunakan aplikasi persuratan digital atau kita mengenalnya dengan E-Office atau E-Surat.
E-Surat atau biasa dikenal dengan E-Office (Electronic Office) adalah suatu sistem aplikasi tata kelola perkantoran yang berbasis elektronik dan digital. Di mana dengan adanya sistem aplikasi ini telah menggantikan proses administrasi dan manajemen sebelumnya yang berbasis manual ke arah digital. Yang membantu dan mempermudah para penggunanya dalam menjalankan dan mengatur aktivitas surat-menyurat secara efektif dan efisien.
Keuntungan implementasi aplikasi E-Surat
Peran aplikasi E-Surat sangat penting dan dibutuhkan oleh perusahaan, karena akan mempermudah proses penyampaian informasi, sehingga sangat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Selain itu, ada keuntungan yang akan didapatkan perusahaan apabila mengimplementasikan persuratan digital ini, yaitu antara lain :
- Efisiensi waktu → Dengan penggunaan E-Office , proses manajemen perkantoran dan proses surat-menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga menjadi lebih cepat dan tepat waktu.
- Mengurangi anggaran kertas → Dengan menggunakan E-Office, semua proses dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat dilakukan secara digital yang otomatis mengurangi penggunaan kertas
- Mengurangi resiko kerusakan → Dengan menggunakan E-Office, dapat mengurangi resiko kerusakan dokumen dalam proses surat-menyurat, karena semua disimpan dalam bentuk digital (pada server atau sistem cloud), sehingga lebih aman daripada disimpan di lemari berkas
- Tracking dan monitoring jadi lebih cepat → Dengan E-Office, semua proses tracking dalam manajemen dokumen dan surat-menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah untuk di monitoring prosesnya
- Kerahasiaan Terjamin → Dengan menggunakan E-Office, kerahasiaan dokumen surat dan proses yang sedang berjalan terjamin keamanan dan kerahasiaannya, karena E-Office hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehingga terjaga kerahasiaannya
Bisa Anda bayangkan bukan? Bagaimana banyak keuntungan yang akan didapat apabila implementasi aplikasi persuratan digital E-Surat
Bagi Anda yang ingin lebih jelas terkait informasi dan bagaimana implementasi E-Surat yang sesuai kebutuhan instansi Anda ? Info lebih lanjut Klik di sini
