Surat-menyurat dan disposisi sekarang ini menjadi suatu aktivitas rutin yang tidak bisa lepas di lingkungan instansi pemerintahan atau institusi pendidikan khusunya perguruan tinggi (universitas).
integrasolusi.com – Mengapa demikian ? Karena kegiatan persuratan dan disposisi ini menjadi media komunikasi tertulis administratif diakui secara resmi antar instansi pemerintah dan institusi pendidikan (universitas), selain antar instansi dan universitas, aktivitas persuratan dan disposisi ini juga berlaku pada internal dalam lingkup instansi pemerintahan maupun universitas itu sendiri.
Di era digital seperti saat ini, tentunya proses persuratan dan disposisi yang ada akan menggunakan aplikasi persuratan atau lebih dikenal dengan E-Office. Dimana E-Office ini sendiri adalah sebuah aplikasi persuratan digital yang membantu dalam proses surat-menyurat dan disposisi menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.
Namun demikian, dalam kenyataannya tidak seperti yang Anda bayangkan. Meski sudah ada E-Office atau sistem persuratan digital, banyak instansi pemerintahan dan universitas yang masih menggunakan sistem persuratan manual dan konvensional. Apakah terlepas dari SDM nya atau memang sudah menjadi budaya dalam aktivitas persuratannya, yang pasti menggunakan cara-cara manual dan konvensional dalam sistem persuratanm akan memunculkan beragam permasalahan-permasalahan yang dapat menggannggu aktivitas kerja instansi.
Contoh nyata masalah atau kendala yang dapat muncul, misalnya lambatnya surat yang diterima oleh pimpinan sehingga menghambat proses disposisi, sulitmya melacak surat masuk/keluar yang butuh waktu yang lama, sehingga tidak efisien.Selain itu juga instansi pemerintahan maupun universitas, pastimya akan membutuhkan lebih banyak tenaga pegawai (SDM) yang bertugas dalam menyampaikan surat agar bisa sampai ke tujuan dengan cepat. Belum lagi nantinya akan muncul permasalahanan apabila terjadi pembengkakan anggaran untuk pembelian kertas sebagai penunjang dalam proses persuratan dan masih banyak yang lainnya.
Nah untuk itu, agar sistem persuratan bisa berjalan secara efektif dan efisien, dan seperti dijelaskan singkat di atas, solusinya cukup dengan menggunakan E-Office. Karena dengan E-Office proses persuratan dan disposisi akan menjadi lebih efektif dan efisien.
Apa saja manfaat penerapan E-Office atau persuratan digital di instansi pemerintahan dan universitas ?
Beberapa manfaat E-Office adalah sebagai berikut :
- Mengelola Surat Secara Digital : Karena sudah dilakukan secara digital dan disimpan di server, maka kita tidak perlu khawatir akan kerusakan atau kehilangan surat, dan memudahkan kita dalam melacak/tracking surat masuk/keluar, sehingga lebih efektif dan efisien.
- Disposisi Dimanapun dan Kapanpun : Dengan menerapkan aplikasi E-Office ini, Pimpinan/Rektor dapat langsung melakukan disposisi atas surat yang masuk, terutama apabila menggunakan E-Office Persuratan dan Disposisi versi mobile application, yang langsung dapat dillakukan melalui smartphone masing-masing asalkan ada koneksi internet.
- Memudahkan Tracking Surat dan Disposisi : Dengan E-Office atau persuratan digital ini, dapat dengan mudah untuk melacak surat yang ada, dan pemberi disposisi (Pimpinan/Rektor) dapat langsung melacak dan memantau sejauh mana disposisinya dilaksanakan, sehingga tidak terjadi lagi miskomunikasi antara pimpinan dengan bawahan.
- Memudahkan Koordinasi Antar Bagian/Unit : Dengan adanya aplikasi E-Office atau persuratan digital ini, informasi yang ada bisa diakses secara tepat waktu dan real-time oleh bagian atau unit yang ada
- Menghemat Aggaran : Dengan menerapkan aplikasi E-Office ini, pastinya dapat menghemat anggaran biaya untuk belanja kertas, karena semua sudah dilakukan secara digital pada aplikasi persuratan, dan tentunya mendukung program pemerintah dalam pengurangan penggunaan kertas atau lebih dikenal dengan “ Go Paperless”
Tentunya masih banyak lagi manfaat yang didapatkan apabila menggunakan persuratan digital atau E-Office.
Nah dari uraian di atas, dapat disimpulkan penggunaan aplikasi persuratan atau lebih dikenal dengan E-Office proses persuratan dan disposisi di instansi pemerintahan dan universitas akan berjalan semakin lebih miudah, efektif dan efisien.
Bagaimana, ingin lebih tahu lebih detail tentang E-Office? Silakan hubungi kami
Atau ingin berdiskusi dan bekonsultasi tentang kebutuhan IT lainnya? Segera kontak kami
Kami siap membantu Anda
Terima kasih dan semoga bermanfaat
