integrasolusi.com – Dokumen yang bertumpuk-tumpuk dan berserakan di atas meja menjadi pemandangan yang dapat merusak konsentrasi dan kelancaran dalam bekerja. Meja kerja yang berantakan oleh dokumen juga menjadi tanda kalau tata kelola dokumen tidak berjalan dengan baik. Kalau Anda mengalami hal ini, berikut ini solusi untuk mengatasi masalah dokumen berserakan.
Isi Artikel
Mengelola Dokumen Berserakan
Dokumen perusahaan yang berserakan bisa menjadi awal dari berbagai masalah seperti dokumen mudah hilang, follow-up dokumen tidak jelas, pegawai semakin stres, dan menurunnya produktivitas karyawan. Berikut ini beberapa solusi yang bisa dilakukan:
-
Simpan dari urutan yang paling sering digunakan
Pilah dokumen dengan urutan dokumen yang membutuhkan follow-up segera dan dokumen yang paling sering digunakan di bagian paling depan. Untuk dokumen-dokumen yang sudah selesai, pengurutannya di bagian belakang.
-
Hancurkan dokumen yang tidak lagi terpakai
Supaya dokumen Anda tidak semakin lama semakin menumpuk, pisahkan dokumen yang statusnya sudah selesai atau tidak lagi berlaku. Kemudian, hancurkan dokumen dengan paper shredder atau penghancur kertas. Hal ini untuk menghindari pencurian data dan serpihan kertas bisa didaur ulang.
-
Simpan dalam satu ruang penyimpanan
Agar pencarian dan proses filing lebih praktis dan rapi, gunakan satu lemari atau ruangan khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. Gunakan lemari dengan banyak laci. Apabila dokumen yang disimpan memiliki nilai guna, sebaiknya gunakan lemari tahan api dan memiliki nomor kombinasi.
-
Digitalisasi dokumen
Menyimpan salinan untuk setiap dokumen berharga sangatlah penting. Selain menghemat kertas karena Anda tidak perlu membuat banyak salinan, digitalisasi dokumen juga lebih aman, rapi, dan efisien. Anda pun bisa mengelompokkan dokumen melalui penyimpanan dokumen digital.
Document Management System
Document Management System (DMS) merupakan aplikasi yang akan membantu perusahaan Anda menyimpan dan mengelola dokumen penting dengan efektif dan efisien. DMS dari integraOffice memiliki banyak keunggulan, seperti memudahkan pencarian dokumen, jaminan keaslian dokumen (watermark), hak akses dokumen terjaga, riwayat perubahan dokumen bisa dilacak, dokumen bundling, dan dokumen bisa diakses di mana pun dan kapan pun.
Untuk memastikan tata kelola dokumen perusahaan aman, rapi, dan terkendali, tentunya Document Management System (DMS) dari integraOffice akan sangat membantu Anda. Hubungi integraOffice melalui Whatsapp message di sini.
Itu tadi empat solusi efektif untuk mengatasi masalah dokumen berserakan. Memiliki salinan untuk setiap dokumen fisik sangatlah penting terutama di kondisi darurat. Karenanya, gunakan Document Management System (DMS) dari integraOffice untuk sistem persuratan online perusahaan.
