integrasolusi.com – Kantor pemerintah yang mempunyai tanggung jawab terdepan dalam memberi pelayanan kepada masyarakat adalah kantor pemerintah desa. Hanya saja, tingkat kualitas pelayanan terhadap masyarakat di level pemerintahan desa masih sangat rendah. Salah satu penyebabnya adalah sistem birokrasi persuratan pemerintah desa yang kompleks. 

Sistem birokrasi yang kompleks membuat proses pengurusan surat berlangsung lama. Padahal ada banyak solusi yang bisa digunakan untuk menyederhanakan sistem birokrasi tersebut. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan inovasi dalam dunia persuratan, yakni aplikasi persuratan digital. 

Alur Pengurusan Persuratan Pemerintah Desa

Dalam proses pengurusan surat ke kantor pemerintah desa, ada beberapa alur yang harus dilalui, yaitu: 

1. Mempersiapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Pemohon yang ingin mengurus surat ke kantor desa harus membawa beberapa dokumen penting, termasuk di antaranya adalah KTP atau KK. Selain itu, ada pula beberapa pemerintah desa yang mewajibkan masyarakat untuk membawa bukti pelunasan PBB terbaru. 

2. Ruang Pelayanan

Selanjutnya, pemohon perlu menghadap ke staf yang bertugas di bagian pelayanan. Tujuannya adalah untuk mengarahkan pemohon ke kasi atau kaur yang menangani. 

3. Pembuatan Surat

Kasi atau kaur yang bertugas akan memproses surat sesuai keperluan pemohon

4. Tanda Tangan

Setelah surat selesai dibuat, pemohon perlu menunggu proses penandatanganan oleh kepala desa. Kalau kepala desa tengah tidak ada di kantor, tanda tangan dapat dilakukan oleh sekretaris desa (sekdes). 

5. Stempel

Tahapan terakhir, pemohon perlu kembali ke staf di bagian pelayanan. Di sini, pemohon perlu meminta stempel serta nomor register pemerintah desa.

 

Sistem Birokrasi Pemerintah Desa yang Sederhana dengan Aplikasi Persuratan Digital 

Dalam sistem birokrasi konvensional, proses pengurusan surat bisa membutuhkan waktu selama beberapa jam. Bahkan, pemohon bisa pula menunggu berhari-hari ketika kepala desa atau sekdes tidak ada di tempat. Kondisi seperti ini tentu saja sangat merugikan masyarakat, bukan? 

Alih-alih menggunakan sistem persuratan pemerintah desa yang kompleks dan memakan banyak waktu, Anda bisa memilih solusi canggih. Caranya, Anda bisa memakai aplikasi persuratan digital integraOffice Persuratan. 

integraOffice Persuratan mempunyai berbagai fitur yang membantu dalam menyederhanakan sistem persuratan di kantor desa, di antaranya: 

  • Kemudahan dalam memonitor surat.
  • Dapat diintegrasikan dengan layanan tanda tangan elektronik (TTE) atau tanda tangan barcode atau QR Code.
  • Fitur template surat.
  • Sistem dokumentasi dan arsip yang praktis.
  • Dan banyak lagi lainnya.

Ingin memperoleh berbagai kemudahan dan manfaat aplikasi persuratan digital? Yuk, mulai gunakan aplikasi integraOffice Persuratan!