integraOffice Persuratan – Surat menyurat dalam suatu instansi merupakan rutinitas dilakukan setiap harinya di kantor, terutama di instansi pemerintahan. Karena itu sebagai bentuk komunikasi formal antar dapartemen atau divisi dalam organisasi diwujudkan dalam bentuk surat menyurat, sangat tidak heran jika aktivitas surat menyurat ini menimbulkan masalahbaru terutama jika dilakukan dengan cara manual. Salah satu faktor yang muncul adalah banyaknya kertas atau tumpukan surat di meja kerja, terutama di meja pimpinan, bahkan di meja staff khusus pun selalu banyak tumpukan surat yang harus di tanda tangani atau didisposisi dengan segera. Kondisi ini tentu menjadikan tempat kerja menjadi tidak nyaman.
Dengan begitu, harus diperlukan sebuah solusi sistem persuratan yang paperless, yang bisa secara signifikan bisa membantu mengurangi penggunaan kertas menjadi sistem surat menyurat secara online. Cara atau implementasi surat menyurat secara manual sudah tidak lagi sesuai dengan kondisi saat ini, apalagi dengan adanya peraturan dari pemerintah mengenai tata kelolah naskah dinas secara elektronik di instansi pemerintahan yang mewajibkan instansi pemerintahan untuk menggunakan sistem surat menyurat secara elektronik.
Menjadi pekerjaan rumah tersendiri untuk dapartemen IT dalam suatu organisasi guna men support sistem surat menyurat elektronik di organisasinya. PT Integra Teknologi Solusi sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang Teknologi dan informasi hadir untuk memberikan solusi atas permasalahan tersebut. melalui salah satu produknya yaitu integraOffice Persuratan, yang merupakan aplikasi persuratan secara elektronik, yang dapat memungkinkan penggunanya untuk dapat melakukan aktivitas surat menyurat secara online tanpa ada batasan waktu dan tempat. Melalui solusi ini juga, semua surat menyurat dapat dilakukan dengan paperless. Sehingga menjadikan surat menyurat menjadi lebih cepat dan tertata dengan baik ke dalam sistem .
Melalui konsep paperless, yang dibawa oleh integraOffice Persuratan, semua bentuk surat tersimpan kedalam sistem, walaupun ada sebagian organisasi yang tetap mewajibkan arsip surat secara fisik karena adanya kebijakan tertentu. Hal ini juga menjadikan proses penyimpanan dan pencarian surat menjadi jauh lebih mudah. Proses pencarian surat hanya cukup ketikkan kata kunci dari surat yang ingin dicari atau tanggal surat tersebut masuknya, maka sistem akan dengan cepat mencari file tersebut. begitu juga dengan sistem keamanannya, dengan sistem online ini justru akan semakin meminimalisir kejadian hilang, atau rusaknya surat serta berbagai macam tindak kejahatan seperti surat –surat rahasia yang berpotensi di bocorkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Implemenntasi integraOffice persuratan akan sangat membantu organisasi untuk lebih agile, dan lebih tertata dalam menjalankan surat menyurat melalui konsep paperless nya.
Penasaran dengan konsep paperless yang dibawa oleh integraOffice persuratan ?? yuk tunggu apalagi, langsung saja hubungi kami untuk informasi selanjutnya !!
