Administrasi persuratan konvensional membutuhkan proses panjang dan menyita waktu. Namun, dengan aplikasi persuratan atau E-Office, proses surat-menyurat dan disposisi jadi lebih efektif. Ini terbukti melalui sistem persuratan Kemdikbud yang menggunakan integraOffice sejak 2011.
Isi Artikel
Mengapa Perlu Aplikasi Persuratan Kemdikbud?
Seperti diketahui, persuratan dan disposisi berperan sebagai media komunikasi tertulis yang dilakukan lintas instansi pemerintah. Kegiatan administratif ini juga dijalankan pada lingkup internal instansi, termasuk Kemdikbud.
Ketika mengelola administrasi persuratan secara manual, Kemdikbud menemui banyak masalah. Mulai dari kehilangan surat penting, duplikasi nomor surat, sampai masalah disposisi yang bisa berhari-hari. Belum lagi susahnya menyusun draft surat yang masih mengandalkan kirim file manual.
Semua kendala itu tentu berpengaruh pada efektivitas dan efisiensi kinerja. Padahal, kemajuan teknologi menuntut perubahan besar-besaran dalam pelayanan pemerintahan, tak terkecuali pengelolaan persuratan.
Hal ini melatarbelakangi lahirnya aplikasi E-Office Kemdikbud yang bekerja sama dengan integraOffice sejak tahun 2011. Sebagai bentuk reformasi birokrasi berkelanjutan, Kemendikbud pun mengembangkan Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE) demi meningkatkan pelayanan persuratan lingkup instansi pemerintahan.
Manfaat Menggunakan Sistem Persuratan Kemdikbud
Lantas, apa manfaat memakai aplikasi persuratan Kemdikbud bagi penggunanya?
- Lebih mudah mengelola surat secara online. Semua dokumen sudah terdigitalisasi dan tersimpan dalam server. Tidak ada lagi masalah surat hilang, rusak, atau kesulitan melacak surat.
- Disposisi surat lebih praktis. Aplikasi E-Office mempermudah pihak berkepentingan melakukan disposisi surat tanpa menunggu lama. Begitu notifikasi surat masuk muncul, pengguna bisa segera meneruskannya kepada pihak terkait.
- Mempermudah pelacakan surat. Semua dokumen dalam aplikasi surat masuk dan keluar bisa dilacak dengan mudah. Setiap saat statusnya bisa dipantau, apakah sudah disetujui, butuh revisi, atau sedang dikirim.
- Mempermudah koordinasi lintas bagian. Berbagai surat yang tercatat bisa diakses real-time oleh pemberi dan penerima disposisi. Jadi, risiko miskomunikasi pun dapat ditekan karena berbagai informasi sudah tersampaikan serta tercatat sistem.
- Menghemat anggaran terkait pengeluaran belanja administrasi persuratan. Plus, lebih ramah lingkungan karena semua serba digital dan paperless.
Mitra Tepercaya Sejak 2011
Setelah 11 tahun bekerja sama dengan Kemdikbud, integraOffice tetap menjadi aplikasi E-Office Persuratan tepercaya hingga kini. Kehadiran aplikasi ini bukan sekadar membuat surat menyurat lebih praktis, tetapi juga meningkatkan efektivitas administrasi Persuratan Kemdikbud.
Tertarik merasakan pengalaman serupa dengan Kemdikbud? Kontak kami sekarang dan nikmati mudahnya bekerja dengan berbagai fitur unggulan E-Office Persuratan!
