Hari gini perusahaan masih menggunakan sistem persuratan konvensional. Sudah nggak zamannya! Sekarang saatnya menggunakan aplikasi persuratan berbasis digital yang canggih dan praktis seperti E-Office. Masa perusahaan atau instansi Anda kalah sih dengan Poltekkes Kementrian Kementrian Kesehatan? Iya benar, Poltekkes Kemenkes sekarang sudah menggunakan E-office yang dikembangkan oleh Integra Teknologis Solusi. Tidak tanggung-tanggung, E-Office ini tidak suma digunakan oleh satu instansi saja, melainkan tiga instansi Poltekkes yang ada di Indonesia, di antaranya E-Office Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, dan E-office Poltekkes Kemenkes Makassar.

 

Kenapa banyak instansi pemerintah menggunakan E-office?

Alasan kenapa instansi pemerintah seperti Poltekkes Kemenkes sangat membutuhkan E-office adalah karena sistem birokrasi dan regulasinya. Sistem birokrasi pada instansi pemerintah itu cenderung bertingkat dan berlapis-lapis. Selain itu, regulasi atau aturan di dalamnya juga cenderung lebih rumit dikarenakan besinggungan langsung dengan kenegaraan dan pemerintahan.

 

Sistem administrasi dan persuratan menjadi hal yang paling penting dan fundamental pada instansi pemerintahan. Hal ini dikarenakan, dalam proses administrasi ini semua aktivitas dan transaksi akan terdokumentasikan dan terekam dalam bentuk surat maupun dokumen yang bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, semua surat yang masuk maupun keluar harus bisa dikelola dengan baik agar tidak ada informasi atau data yang salah. Tapi masalahnya, kalau perusahaan masih bertahan menggunakan sistem persuratan yang konvensional, risiko kehilangan dan salah informasi akan sangat mungkin terjadi.

 

Selain meminimalisir risiko, penggunaan E-office sebagai pengganti sistem persuratan konvensional juga akan membuat proses persuratan menjadi jauh lebih efektif dan efisien. Ini yang dirasakan langsung oleh Agnes Imanuela, Sekretaris Direktur Poltekkes Kemenkes Palangka Raya setelah menggunakan E-Office. “Saya pengguna aktif E-Office, dan aplikasi ini sangat membantu juga mempermudah dalam proses persuratan. Mudah untuk memasukkan surat mengirim untuk pejabat yang dituju juga sangat mudah,” ungkap Agnes.

 

Tidak hanya Agnes saja, seluruh pegawai yang menggunakan E-office Poltekkes Kemenkes Palangka Raya pun juga merasakan kemudahannya. Apalagi di masa Pandemi sekarang ini yang mana pola hidup dan cara kerja telah berubah menjadi serba online. Dibatasinya interaksi tatap muka dalam banyak bidang membuat semua orang semakin menggantungkan hidupnya pada teknologi internet, tak terkecuali dalam ruang lingkup perusahaan. Bayangkan saja bagaimana susahnya melakukan proses disposisi surat ke berbagai pihak secara langsung kalau belum menggunakan aplikasi E-office. Dengan menggunakan E-office Poltekkes Kemenkes Palangka Raya ini proses disposisi bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun.

 

Respon yang positif juga diberikan oleh Poltekkes Kemenkes Mamuju. Menurut Rizka Pratiwi Darwan, Kasubbag Administrasi Umum, timnya kini merasa sangat terbantu dengan adanya E-office Poltekkes Kemenkes Mamuju. Meski beberapa waktu yang lalu diberlakukan WFH, seluruh pegawai tidak merasakan adanya kendala dalam proses persuratan karena pihaknya telah menggunakan E-office Poltekkes Kemenkes Mamuju.

 

Rizka juga menambahkan bahwa timnya sangat menyukai user interface dan user experience dari aplikasi E-office Poltekkes Kemenkes Mamuju. “Sangat membantu kami dalam sistem persuratan, aplikasinya sangat mudah untuk dijalankan. Petunjuk dan cara penggunaannya nggak ribet dan mudah sekali dipelajari,” kata Rizka. Siapa saja, entah itu tua atau muda, laki-laki maupun perempuan pasti akan bisa menjalankan aplikasi ini dengan lancar.

 

Tidak mau kalah, pihak Poltekkes Kemenkes Makasar juga ikut memberikan respon yang positif terhadap aplikasi E-office. Setelah menggunakan aplikasi E-office sejak tahu 2018 hingga sekarang, aktivitas surat menyurat di Poltekkes Kemenkes Makasar jauh lebih cepat dan tertata. Semua aktivitas surat bisa mereka lakukan hanya dengan menggunakan smartphone yang biasa mereka gunakan sehari-hari. Aktivitas surat menyurat yang biasa mereka lakukan dalam waktu 1-2 hari, kini hanya membutuhkan 1-2 menit saja.

 

Sudah 3 instansi pemerintah yang telah membuktikan kemudahan dan keuntungan dari E-office persuratan. Masih belum yakin juga kalau perusahaan Anda juga membutuhkan E-office? Jangan mengulur-mengulur waktu, segera tingkatkan efektivitas dan efisiensi sistem persuratan perusahaan dengan E-office! Hubungi kami sekarang juga di sini!