integrasolusi.com – Dokumen di kantor menumpuk? Pastinya mood kerja jadi rusak dan pencarian arsip surat menjadi pekerjaan yang lebih berat karena sistem pengarsipan yang tidak tepat. Bukan hanya tidak enak dipandang, dokumen yang menumpuk atau berserakan juga menjadi penyebab seringnya surat atau dokumen penting terselip, bahkan hilang.
Bagaimana tips dan trik arsip surat yang baik, rapi, dan aman? Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan.
Isi Artikel
Tips dan Trik Arsip Surat
Klasifikasikan Surat dan Dokumen
Kelompokkan surat-surat penting berdasarkan jenis atau mana yang lebih urgen. Misalnya surat masuk, memo-memo penting, atau laporan pekerjaan yang belum selesai. Pilah juga dokumen berdasarkan nilai guna, misalnya sertifikat, akta, polis, atau arsip pribadi.
Simpan Dalam Satu Lokasi
Gunakan satu filing cabinet, brankas, atau lemari khusus untuk surat-surat penting. Pastikan semua dokumen dan surat penting masuk ke dalam lemari penyimpanan dan jangan menundanya dengan meletakkan dokumen tadi di atas meja. Luangkan waktu secara berkala untuk memilah dokumen-dokumen yang tidak lagi digunakan dan simpan dalam gudang.
Beri Label
Agar proses pencarian arsip surat lebih mudah dan cepat, selalu gunakan label untuk setiap dokumen penting yang disimpan. Urutkan arsip surat dengan kode tanggal, kode dokumen, dan atau nomor urut surat. Jangan memberikan nama file terlalu panjang karena hal tersebut akan mempersulit saat pengambilan dan pengembalian dokumen.
Buat List
Apabila Anda memiliki lebih dari dua filing cabinet untuk arsip surat, buat list dari setiap filing cabinet. Dengan memiliki list, Anda bisa memonitor dokumen apa saja yang tersimpan dalam satu lemari penyimpanan. Anda juga bisa tahu harus mencari di lemari mana saat hendak mencari surat atau dokumen tertentu.
Digitalisasi Dokumen
Tahukah Anda bahwa empat langkah di atas bisa dilakukan dengan satu cara mudah? Yaitu dengan memanfaatkan aplikasi arsip surat digital. Anda bisa meminimalkan kebutuhan kertas untuk fotokopi dengan menyimpan format digital.
Selain praktis, arsip surat digital lebih aman dibandingkan menyimpan salinan fisik. Anda juga bisa mengategorikan surat atau dokumen berdasarkan fungsi dan jenisnya. Proses pencarian pun akan jauh lebih mudah dan praktis. Untuk digitalisasi dokumen, percayakan pada E Office Persuratan dari inOffice. Kunjungi inOffice sekarang.
